7. Controlo de descrição¶
Esta é uma das zonas da descrição multinível da ISAD(G). É onde Neste se regista como, quando e quem elaborou a descrição, bem como as fontes consultadas.
A: Nota do arquivista - Campo para registar notas do próprio
arquivista, nomeadamente informação sobre as fontes consultadas.
B: Regras ou convenções - Campo que serve para indicar regras ou
normas utilizadas para a elaboração da descrição.
C: Data da revisão atual - Campo com a data da criação ou revisão da
descrição em questão, selecionada do calendário.
D: Autor da revisão atual - Campo com o responsável pela elaboração
ou revisão da descrição em questão, selecionado da lista dos autores.
E: Lista de registos anteriores - Sempre que se efetua um registo
aparece automaticamente uma linha nova nesta lista.
Data da descrição ou revisão¶
Por omissão, este campo assume a data definida no computador, a qual, deverá corresponder à data real, ou seja, a que em que é feito o registo.
Quando a data em que a descrição foi elaborada ou revista é diferente da assumida por omissão, esta deve ser selecionada.
Autor da descrição¶
Sempre que se faz uma descrição ou a revisão de uma descrição, deve ser
indicado o responsável pela sua elaboração. Para preencher este campo
basta selecionar da lista pendente Autor da revisão atual (D) com
todos os autores ativos existentes, o autor da descrição.
Em caso de não se indicar qualquer autor neste campo, caso no sistema
esteja definido um Autor de descrição por omissão, é esse que fica.
Os autores são definidos no módulo Administração/Utilizadores e para mais detalhes consultar a página Utilizadores.
Na versão monoposto do GISA, como não existe o módulo Administração/Utilizadores, o procedimento de atribuir um autor de descrição ao registo que se efetuou é diferente. Para mais detalhes consultar Autores de descrição na versão monoposto.
O Autor de descrição por omissão é atribuído ou alterado por um
operador, permanecendo a última atribuição em todas as sessões iniciadas
por esse operador. Para mais detalhes, ver Autor de descrição por
omissão.
Descrições anteriores¶
Este campo é meramente informativo e mostra uma lista que representa o historial dos registos feitos numa unidade de descrição, com a seguinte informação:
Data de registo, a data em que foi efetuada a criação ou alteração do nível de descrição arquivística selecionado.Data de descrição, data introduzida no campo anterior referente à
data em que foi feita a descrição, a qual pode ser anterior à
Data de registo.
Operador, responsável pela introdução/alteração dos dados (no caso da versão monoposto não existe operador).Autor da descrição, responsável pela descrição existente, o qual
pode ser diferente do operador.
Importado, indica se o registo é efetuado via importação ou não.