Entidades produtoras

Este módulo encontra-se na área do Controlo de Autoridade, permite a gestão de todos os registos de autoridade do tipo Entidade produtora e possui a seguinte área de contexto:

A: Novo termo de autoridade - Criar uma nova entidade produtora.

B: Editar controlo de autoridade - Alterar a forma autorizada da entidade produtora selecionada na lista.

C: Apagar controlo de autoridade - Apagar a entidade produtora selecionada na lista.

D: Filtrar dados - Ativar ou desativar a área de filtragem, permitindo a restrição do número de registos a visualizar. As entidades produtoras a visualizar podem ser filtradas por: Designação, Notícia de autoridade e Validado.

E: Gerar relatório - Gerar PDF ou RTF com a lista das entidades produtoras apresentadas. Esta lista poderá ter todos os registos ou parte, se filtrada.

F: Área de seleção do contexto - Lista todos os termos, autorizados e não autorizados, de todas as entidades produtoras . Os termos que estão em itálico são as formas não autorizadas.

Criação de uma entidade produtora

Para criar uma entidade produtora usa-se o botão Novo termo de autoridade.

É necessário o preenchimento de um código único, que identifique a entidade produtora, e de um termo, como forma autorizada do seu nome.

Notícia de autoridade

Este campo é preenchido automaticamente com Entidade produtora.

Código parcial

Este campo é obrigatório e deve ser um código único, que identifique inequivocamente a entidade produtora que está a ser criada. Este código será a parte do código de referência relativa ao nível, que esta entidade produtora ocupa na estrutura orgânica.

Para se preencher este campo, usam-se normalmente letras maiúsculas (entre A e Z), de forma a identificar facilmente a entidade produtora (tipo sigla). No entanto, também se podem usar letras minúsculas (entre a e z), algarismos (0-9), “.” (ponto), “,” (vírgula), “;” (ponto e vírgula) e “:” (dois pontos). Ter em conta que não são admitidos: Ç, ç, “-” (hífen), “/” (barra) ou “ ” (espaço).

Como este campo é obrigatório, o botão Aceitar mantém-se inativo se não estiver preenchido ou se estiver preenchido com caracteres não válidos.

Caso seja introduzido um código parcial repetido, que já tenha sido atribuído a outra entidade produtora, a operação é anulada e aparece a seguinte mensagem de erro:

Forma autorizada

Ao criar um registo de autoridade, pode introduzir-se um termo novo ou escolher um termo já existente na lista de termos, como forma autorizada. A lista de termos é uma lista com todos os termos usados como formas autorizadas ou não autorizadas nas diferentes notícias de autoridade. A partir do momento que deixem de ser usados, estes desaparecem da lista.

Ao selecionar Escolher um novo termo deve ser digitado um termo que não conste na lista. Ao clicar no botão Aceitar o termo será adicionado à lista. Se o botão Aceitar não estiver ativo é porque o termo introduzido já consta na lista, sendo necessário selecionar Escolher um termo já existente.

Para escolher um termo já existente na lista de termos, seleciona-se a opção Escolher um termo já existente, que apresenta uma lista com todos os termos existentes, exceto os que constituem forma autorizada de outras entidades produtoras. Pode digitar-se o início do termo para este ser localizado rapidamente na lista, sendo apresentado na barra de rodapé (ver exemplo em cima), o que se for digitando. Depois de selecionar o termo, clica-se no botão Aceitar e o novo registo de autoridade é acrescentado à lista de entidades produtoras.

Para se criar um termo novo baseado num já existente, seleciona-se a opção Escolher um termo já existente, escolhe-se o termo desejado e volta-se a clicar em Escolher um novo termo, passando a ser possível escrever um novo termo tendo como base o já existente. O botão Aceitar só fica ativo quando o termo digitado não existir na lista.

Edição de uma entidade produtora

A edição através do botão Editar notícia de autoridade só é permitida quando se seleciona da lista da Área de seleção do contexto um termo na sua forma autorizada (que não esteja em itálico). Esta edição permite alterar a designação do termo autorizado e o código parcial.

A janela de edição é a seguinte:

O Código parcial pode ser alterado desde que cumpra as regras atrás referidas.

Para alterar a forma autorizada, deve escolher-se um outro termo da lista ou selecionar-se Escolher um novo termo para o poder alterar. O procedimento é idêntico ao da criação de uma entidade produtora.

Remoção de uma entidade produtora

Para remover uma entidade produtora, deve selecionar-se na Área de seleção do contexto a sua forma autorizada e clicar no botão Apagar controlo de autoridade ou pressionar a tecla DEL. Tal como na edição, o botão de remoção só fica ativo quando se seleciona uma forma autorizada (ou seja, não deve estar em itálico).

Quando se apaga uma entidade produtora, serão também apagadas todas as relações existentes com outras entidades produtoras. O GISA antes de a apagar confirma com o utilizador se deseja prosseguir ou cancelar esta operação.

Por segurança, só é possível remover uma entidade produtora desde que não tenha níveis documentais associados. Assim, se pretender remover uma entidade produtora com níveis documentais associados, primeiro estes terão de ser removidos ou movidos para debaixo de outro nível de descrição.

Como ao eliminar uma entidade produtora, serão eliminadas todas as relações desta entidade com o resto da estrutura, deve-se ter em especial atenção o caso de remoção de uma entidade produtora relacionada com outras, que lhe são hierarquicamente inferiores. Em termos práticos, na hierarquia apresentada na área de contexto do módulo Unidades informacionais/Descrição, deixam de se ver as entidades produtoras subjacentes à entidade eliminada. Isto acontece uma vez que deixou de existir relação destas entidades com o topo da estrutura, embora na realidade continuem a existir, bem como todos os seus documentos.

A seguir ilustra-se esta situação, partindo do princípio que inicialmente existia a hierarquia do lado esquerdo da figura.

A remoção da Entidade produtora 1 da estrutura, do lado esquerdo da figura, é possível visto não ter unidade documentais diretamente associadas, mas implica também a remoção das relações a, b e c, tal como se pode observar no lado direito da figura. Entretanto, as subhierarquias Entidade produtora 2 e Entidade produtora 3 mantêm-se, embora na árvore apresentada na aplicação deixem de estar visíveis.

Estas subhierarquias “soltas” passarão a estar visíveis na árvore da estrutura arquivística se a Entidade produtora 2 e a Entidade produtora 3 forem hierarquicamente associadas, por exemplo, à Entidade Detentora.

Filtragem de entidades produtoras

A lista de entidades produtoras pode ser filtrada pelos seguintes campos:

• Designação - os termos que aparecem na lista, na sua forma autorizada ou não, devem obedecer à expressão introduzida neste campo.
• Notícia de autoridade - Este campo não é usado pois a lista de registos já está a ser filtrada por registos do tipo Entidade produtora.
• Validado, permitindo visualizar todos os registos de autoridade quando a caixa de verificação tem fundo cinza e um visto, ou só visualizar os registos de autoridade validados quando a caixa de verificação tem fundo branco e um visto, ou então, visualizar os registos de autoridade não validados, em que a caixa de verificação tem fundo branco e não tem visto.

Para mais detalhe consultar Filtros.

Geração de relatório de entidades produtoras

Através do botão Gerar relatório da barra de ferramentas é possível gerar um ficheiro do tipo PDF ou RTF com todas as entidades produtoras.

Nesta janela é possível selecionar os campos de descrição a serem apresentados no relatório. Para selecionar todos os campos, clicar no botão Selecionar todos. Para desmarcar os campos selecionados, clicar no botão Limpar seleção.

Para desistir da geração do relatório, clicar no botão Cancelar, senão clicar no botão Continuar, fazendo aparecer a seguinte janela:

Nesta janela selecionar a localização, o nome e o tipo de ficheiro a gerar. Por fim, clica-se no botão Guardar para gerar o ficheiro ou no botão Cancelar para desistir.

Descrição de produtores de informação

É nesta área que consta o formulário, baseado na norma ISAAR-CPF, necessário ao preenchimento de toda a meta-informação relativa à entidade produtora selecionada na área de contexto. As zonas de preenchimento são as seguintes:

1. Identificação

2. Descrição

3. Relações

4. Controlo de descrição

Embora a seguir se descreva o possível conteúdo nas diferentes zonas de preenchimento, o utilizador não deve dispensar a consulta da norma.

Identificação

A janela ilustra a zona de identificação da entidade produtora selecionada na área de contexto.

A: Adicionar item - Permite adicionar formas não autorizadas ao termo de indexação. O botão encontra-se inibido, enquanto não estiver selecionado nenhum tipo de forma ou tipo de termo.

B: Apagar item - Apaga qualquer termo selecionado que não esteja na sua forma autorizada. Em vez deste botão também se pode utilizar a tecla DEL.

Código parcial

Este campo aparece automaticamente preenchido, pois foi introduzido no momento da criação da entidade produtora.

Tipo de entidade

O campo Tipo de entidade tem três hipóteses de preenchimento: Coletividade, Família e Pessoa.

Termo de indexação

A Forma autorizada deve identificar de forma unívoca a entidade produtora e aparece automaticamente pois é estabelecida no momento da sua criação.

Para cada entidade produtora, para além da forma autorizada, podem existir mais termos com os seguintes tipos de forma:

• Forma paralela, que permite indicar diferentes formas nas quais a forma autorizada do nome ocorre noutras línguas.
• Forma normalizada segundo outras regras, permitindo formas

normalizadas construídas segundo outras normas que não as utilizadas pelo serviço de arquivo que criou o registo de autoridade.

• Outras formas, abrangendo os restantes casos.

Tendo um destes tipos de forma selecionado, pode-se adicionar um termo clicando no botão Adicionar item, aparecendo a seguinte janela com a lista de todos os termos existentes no sistema:

Neste momento, deve escolher-se uma das seguintes hipóteses:

• Escolher um novo termo - Neste caso, digitar o termo e clicar no botão Aceitar. O botão Aceitar só fica ativo se o termo não existir.
• Escolher um termo já existente - Para esta opção, pode ajudar

digitar o início do termo a escolher para o localizar rapidamente na lista. Ao digitar o texto, este vai aparecendo em rodapé.

Ao clicar no botão Aceitar será adicionado o termo no tipo de forma escolhida.

Em cada tipo de forma, podem ser criados um ou mais termos. Para remover um termo, basta selecioná-lo e clicar de seguida no botão Apagar item. Para alterar um termo, a única forma, é remover e tornar a adicionar.

Identificador único

Campo preenchido por um número ou um código alfanumérico que permita identificar a entidade produtora.

Descrição

A figura mostra a zona 2. Descrição de uma entidade produtora. Cada painel contém um campo a ser preenchido de acordo com a norma ISAAR-CPF.

Datas de existência

Campo para registar as datas de existência da entidade a ser descrita, seja ela coletividade, pessoa ou família. Reserva-se também um subcampo de texto para qualquer comentário relativo à data de existência.

História

Neste campo regista-se a história concisa da coletividade, pessoa ou família. O conteúdo deste campo irá aparecer no campo 2.2. História administrativa/biográfica da descrição da entidade produtora no módulo Unidades informacionais/Descrição.

Zona geográfica

Registam-se aqui os locais ou jurisdições predominantes onde as coletividades estiveram sediadas, as pessoas ou famílias viveram ou tiveram ligações.

Estatuto legal

Serve para indicar o estatuto legal da coletividade (associação de utilidade pública, por exemplo).

Enquadramento legal

Serve para indicar, por exemplo, legislação ou textos normativos, que regulamentam poderes, funções, responsabilidades e a esfera de atividades da coletividade, pessoa ou família.

Funções, ocupações e atividades

Neste campo registam-se as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela coletividade, pessoa ou família.

Estrutura interna

Campo onde se descreve a estrutura administrativa interna da coletividade, a genealogia da família, ou as fases de vida de uma pessoa individual.

Contexto geral

Serve para registar a informação pertinente do contexto geral social, cultural, económico, político e/ou histórico da coletividade, pessoa ou família.

Outra informação relevante

Qualquer outra informação sobre a coletividade, pessoa ou família que não se enquadre em mais nenhum campo, pode ser registada neste.

Relações

Esta zona destina-se ao estabelecimento de relações entre a entidade produtora selecionada na área de contexto e outras entidades produtoras. Esta operação é de extrema importância pois permite construir a estrutura orgânica, constituindo o plano de classificação do arquivo.

Segundo a ISAAR-CPF, entre as entidades produtoras podem existir as seguintes categorias de relações:

• Hierárquica - esta relação é unidirecional e verifica-se entre duas entidades produtoras em que uma delas é hierarquicamente superior à outra:
• Temporal - esta relação é unidirecional e verifica-se entre duas

entidades produtoras em que uma delas é temporalmente posterior à outra:

• Associativa - esta relação é bidirecional e associa de uma forma geral duas entidades produtoras;
• Familiar - esta relação é bidirecional e associa duas entidades

produtoras com uma relação familiar.

A: Entidade produtora de contexto - Entidade produtora selecionada na área de contexto, considerada a origem.

B: Lista de relações - Lista de entidades produtoras e a forma como estas estão relacionadas com a Entidade produtora de contexto. Assim, se a entidade produtora da lista tiver:

• Hierárquica superior - quer dizer que é hierarquicamente superior à Entidade produtora de contexto,
• Hierárquica subordinada - quer dizer que é hierarquicamente inferior à Entidade produtora de contexto,
• Temporal predecessora - quer dizer que é temporalmente anterior à Entidade produtora de contexto,
• Temporal sucessora - quer dizer que é temporalmente posterior à Entidade produtora de contexto,
• Associativa - quer dizer que está associada de alguma forma com a Entidade produtora de contexto,
• Familiar - quer dizer que tem uma relação familiar com a Entidade produtora de contexto.

C: Adicionar item - Permite adicionar uma relação entre a Entidade produtora de contexto, considerada origem, e outra qualquer entidade produtora, considerada destino. Para mais detalhe consultar a secção a seguir Criar uma relação entre entidades produtoras.

D: Editar item - Permite editar a relação selecionada na lista, podendo alterar os seguintes campos que caracterizam a relação: Tipo de nível subordinado, Data de início e Data de fim e Descrição. Este botão só fica ativo quando houver alguma relação selecionada.

E: Apagar item - Remove a relação selecionada na lista. Em vez deste botão, também se pode utilizar a tecla DEL. Este botão só fica ativo quando houver alguma relação selecionada.

Criar uma relação entre entidades produtoras

Para se criar uma relação entre duas entidades produtoras, primeiro, seleciona-se a entidade produtora origem da relação na área de contexto. Se se tratar de uma relação hierárquica ou temporal, deve-se ter em conta que a entidade produtora origem terá de ser a hierarquicamente inferior ou a temporalmente posterior, respetivamente. Esta regra baseia-se na assunção de que uma hierarquia é construída de cima para baixo e uma linha temporal do mais antigo para o mais recente, ou seja, a relação só pode ser estabelecida no momento de criação da entidade produtora inferior ou posterior.

Depois de se selecionar a entidade produtora origem, clica-se no botão Adicionar item, aparecendo a seguinte janela:

A: Lista de entidades produtoras - Lista onde se seleciona a entidade produtora destino. A lista pode ser filtrada pela designação e pelo estado de validação.

B: Categoria - Deve ser escolhida uma entre as seguintes categorias de relação: Hierárquica superior, Temporal predecessora, Associativa ou Familiar. No estabelecimento das relações Hierárquica superior e Temporal predecessora é importante escolher qual é a entidade produtora origem e a destino.

C: Tipo do nível subordinado - No caso de uma relação hierárquica, também é preciso definir o tipo de nível que a entidade produtora subordinada (origem) vai assumir na estrutura orgânica.

D: Datas da relação - É conveniente preencher as datas de início e de fim da relação (com exceção da relação temporal). As datas poderão ser incompletas (por e.x 1999-??-??) caso não se tenha toda a informação. A hierarquia da estrutura orgânica vai ter estas datas, entre parêntesis, associadas à respetiva relação como se pode ver em Navegação na estrutura orgânica.

E: Descrição - Pode usar-se este campo para descrever a relação com um pequeno texto que permita esclarecer a sua existência.

Nesta janela de diálogo, escolher a entidade produtora destino da Lista de entidades produtoras e registar a caracterização da relação.

No campo Categoria, escolher a relação e, se esta for hierárquica, no campo Tipo do nível subordinado escolher o tipo de nível da entidade produtora destino.

A lista pendente, de valores propostos para preencher o campo Tipo do nível subordinado, é gerada automaticamente pelo sistema, de forma a ajudar o utilizador a escolher possibilidades válidas. Esta lista baseia-se no tipo de nível que a entidade produtora hierarquicamente superior (origem) já tem (ver tabela a seguir) e nas datas da(s) relação(ões) que esta tem com outras entidades que lhe são, por sua vez, hierarquicamente superiores. Assim, a regra que restringe os tipos de nível é a seguinte:

Tipo da entidade produtora origem	Tipos possíveis para a entidade produtora destino
Nenhum atribuído	Subarquivo, Secção ou Subsecção
Arquivo	Subarquivo ou Secção
Subarquivo	Subarquivo ou Secção
Secção	Subsecção
Subsecção	Subsecção

A título de exemplo, considera-se que há uma entidade produtora Repartição de alunos, 1992-1999 que, entre 1992 e 1997, foi Secção da entidade produtora Direcção dos Serviços Académicos, 1992-1997 e, entre 1997 e 1999, foi Secção da entidade produtora Divisão Académica, 1997-1999. Para qualquer relação estabelecida entre uma qualquer entidade produtora hierarquicamente inferior a Repartição de alunos, 1992-1999, são apresentadas na lista do Tipo do nível subordinado as seguintes hipóteses: Subsecção (1992 / / - 1997/ / ) ou Subsecção (1997 / / - 1999/ / ).

Também se deve definir o período da relação, preenchendo as Datas da relação, de início e de fim. As Datas de existência, na realidade, podem ser diferentes destas, pois uma entidade produtora pode estar relacionada com uma que lhe é hierarquicamente superior, durante um determinado período, e, num período a seguir, passar a estar relacionada com outra. Além disso, também é possível uma entidade produtora ser subordinada de mais do que uma entidade produtora, num mesmo período.

Não é possível estabelecer uma relação hierárquica entre duas entidades produtoras durante um período quando essa relação já existiu num outro período diferente. Nestes casos, deve criar-se uma única relação com um período alargado de forma a abranger os dois períodos e no campo Descrição, esclarecer-se o hiato de tempo em que a relação não existiu. Por exemplo, quando entre 1980-1985, uma entidade produtora EP1 é subordinada a uma entidade produtora EP2 e mais tarde, entre 1990-1995, voltou a estar subjacente a essa EP2. Neste caso, cria-se essa relação no período 1980-1995 e refere-se o hiato no campo Descrição.

Por fim, preencher o campo Descrição, se necessário, e clicar em Aceitar para concluir a criação da nova relação ou Cancelar para desistir.

Controlo de descrição

A zona 4. Controlo de descrição serve, como o próprio nome indica, para controlar a descrição efetuada nas zonas anteriores.

A: Adicionar item - Botão que permite preencher o campo Identidade das instituições.

B: Apagar item - Botão que remove a instituição selecionada no campo Identidade das instituições. Este botão encontra-se inibido enquanto não estiver selecionada a instituição a remover.

C: Data da descrição - Botão que permite abrir o calendário para escolher a data da criação ou revisão da descrição, a qual pode coincidir ou não com a data de registo no sistema.

D: Autor da descrição - Botão que permite abrir a lista dos autores, para escolher o autor da criação ou revisão da descrição, o qual pode não coincidir com o operador do registo.

E: Registos anteriores - Lista de registos, onde aparece uma linha nova sempre que se efetua um registo, guardando sempre os seguintes dados: Data de registo, Data de descrição, Operador e Autor da descrição.

Identificador de registo

Serve para identificar o registo de autoridade univocamente dentro do contexto no qual ele será usado.

Identidade das instituições

Este campo deverá ser preenchido com o nome da instituição(ões) responsável(eis) pela criação do registo de autoridade. Uma vez que em Portugal ainda existe muita indefinição nesta matéria e supondo que quem cria o registo será uma entidade produtora, optou-se por preencher este campo de uma forma controlada, recorrendo a entidades que deverão constar na lista de Entidades produtoras.

A barra de ferramentas permite adicionar ou remover elementos do campo Identidade das instituições. Para adicionar clica-se no botão Adicionar item e aparece a seguinte janela:

Escolhe-se da lista a entidade produtora responsável pela criação do registo de autoridade, podendo recorrer-se ao filtro. Caso a entidade não exista, deverá ser criada (ver detalhe em Criação de uma Entidade Produtora). Depois de a entidade produtora selecionada, clica-se no botão Adicionar para adicionar ao campo ou no botão Cancelar para desistir.

Para remover uma entidade produtora deste campo, seleciona-se essa entidade e clica-se no botão Apagar item ou pressiona-se na tecla DEL. Aparece uma janela para confirmar ou desistir da operação.

Regras e/ou convenções

Este campo serve para identificar as regras e/ou convenções aplicadas na criação do registo de autoridade.

Validado

Esta caixa de verificação, quando assinalada, indica que a descrição do registo de autoridade está finalizada e revista.

Completo

Esta caixa de verificação, quando assinalada, indica que o nível de detalhe com que é feita a descrição do registo de autoridade é elevado.

Data de criação e/ou revisão

Sempre que for criado ou alterado um registo de autoridade deve indicar-se a data em que foi feita a descrição e o autor dessa descrição. Por omissão, a data e hora assumidas são as do computador e o autor é o pré-definido no GISA, existente na barra de estado. Caso sejam diferentes, deve introduzir-se outra data através de um calendário e outro autor, escolhendo da lista de autores existentes (usando os botões Data da revisão atual e Autor da revisão atual).

Sempre que fôr criado ou alterado um registo de autoridade, na lista Registos anteriores aparece uma linha com as seguintes colunas:

• Data de registo, a data em que foi efetuada a criação ou alteração da entidade produtora.
• Data de descrição, data introduzida no campo anterior referente à data em que foi feita a descrição (pode ser anterior à Data de registo da entidade produtora).
• Operador, responsável pela introdução/alteração dos dados (no caso da versão monoposto não existe operador).
• Autor da descrição, responsável pela descrição registada, que pode ser diferente do operador que a registou.

Língua e alfabeto

Serve para indicar a língua e o alfabeto utilizados.

Fontes/Observações

Neste campo indica-se como foi criado o registo de autoridade, incluindo as fontes consultadas para a sua criação e outras notas importantes à manutenção do registo.