Devoluções de documentos

Quando um documento que foi requisitado é devolvido, convém registar o regresso do documento à guarda do arquivo e o responsável dessa devolução.

O registo de qualquer devolução de documentos é efetuada no módulo Devoluções da área Unidades informacionais. No sistema, fica associado a cada documento qual o seu estado, se já se encontra em arquivo ou se ainda está requisitado.

A: Criar devolução - Botão que permite criar uma devolução.

B: Editar devolução - Botão que permite editar uma devolução.

C: Eliminar devolução - Botão que permite eliminar uma devolução.

D: Filtro - Botão que permite filtrar a lista de devoluções.

E: Imprimir - Botão que permite gerar o comprovativo da devolução selecionada.

F: Devoluções - Lista de todas as devoluções criadas apresentando as seguintes colunas: nº de movimento, data e entidade responsável.

G: Apresentar/esconder painel de apoio - Botão que apresenta a lista de documentos requisitados e ainda não devolvidos.

H: Filtro - Botão que permite filtrar a lista dos documentos que constam na devolução selecionada.

I: Documentos devolvidos - Lista com todos os documentos que constam na devolução selecionada.

J: Apagar item - Botão que permite eliminar documentos que constam na devolução selecionada.

Devolver documentos

O registo da devolução de um documento, só é possível, depois de ter sida registada no sistema uma requisição do mesmo.

Para registar uma devolução, clicar no botão Criar devolução:

Introduzir dados relativos à devolução:

• Entidade - entidade que entrega o(s) documento(s) requisitado(s).
• Data - data da devolução.
• Notas - campo onde se coloca por exemplo os contactos ou qualquer outra anotação.

Por fim, clicar no botão Confirmar, para confirmar, ou Cancelar, para desistir da criação da devolução.

Depois de criada a devolução, com um número de movimento gerado pelo sistema, o qual identifica inequivocamente a devolução, devem ser selecionados os documentos a ser devolvidos. Assim, clicar no botão Apresentar/esconder painel de apoio para ser apresentada uma lista com todos os documentos requisitados e ainda não devolvidos, para se poder selecionar o(s) documento(s), que está(ão) a ser devolvido(s), e arrastar para a lista Documentos devolvidos. A seleção dos documentos pode ser múltipla, com a ajuda da tecla Shift ou Ctrl.

Para apagar algum documento indevidamente associado à lista Documentos devolvidos, é necessário selecioná-lo e clicar no botão Apagar item.

A partir do momento em que um documento é devolvido, passa a estar novamente disponível para voltar a ser requisitado se necessário.

Editar devolução

Para alterar a entidade, data ou notas de uma devolução, é necessário primeiro selecionar a devolução na lista de devoluções e de seguida clicar no botão Editar.

Eliminar devolução

Para eliminar uma devolução, basta selecionar a devolução na lista de devoluções e clicar no botão Eliminar.

Emitir relatórios

Todos os movimentos

É possível gerar, em formato PDF ou RTF, um ficheiro contendo a lista de todos os movimentos no Arquivo, efetuados dentro de um intervalo de datas indicado pelo utilizador.

São considerados dois tipos de movimento, as requisições e as devoluções.

Comprovativo da devolução

É possível gerar, em formato PDF ou RTF, um ficheiro contendo todos os dados relativos à devolução que está selecionada.