Linhas gerais de uso

A grande maioria dos Arquivos, por limitação de recursos, têm que estabelecer prioridades nas suas tarefas. Alguns adotam procedimentos que, embora não sejam os mais adequados, permitem obter alguns resultados a curto prazo. Embora o GISA seja flexível a práticas tradicionalmente usadas pelos Arquivos, apresentam-se neste manual os procedimentos mais adequados, de modo a tirar o máximo partido das potencialidades oferecidas pelo software, ficando ao cargo de cada serviço de Arquivo que via tomar. Na impossibilidade de adotar a via mais adequada, aconselha-se sempre que possível a uma situação de compromisso. Não sendo possível tratar todos os documentos existentes, selecionam-se os mais pertinentes ou consultados com maior frequência, pelo seu valor histórico, social, cultural ou jurídico.

Antes de arrancar, e principalmente se vão ser vários colaboradores a usar a aplicação, é aconselhável que seja feito um planeamento das tarefas as serem efetuadas no GISA. Há algumas tarefas que só podem ser executadas após a execução de outras, há também algumas que poderão ser feitas em simultâneo e é crucial a distribuição das responsabilidades de acesso e utilização, por parte dos utilizadores, em função das tarefas atribuídas a cada um.

Definição de utilizadores e perfis de utilização

A primeira tarefa a fazer no GISA (desde que não seja monoposto) é criar utilizadores, grupos de utilizadores e definir permissões por módulos. Para um maior detalhe consultar Utilizadores ou Grupos de utilizadores.

Existem valores de permissões por omissão atribuídas pelo sistema, que poderão a qualquer momento ser alterados por um utilizador. Contudo, para que o resultado da atribuição de permissões seja o esperado, será necessário ter um conhecimento detalhado do cálculo de permissões.

O restante tipo de permissões por plano de classificação e permissões por objeto digital, deverá ser gerido à medida do necessário. As permissões por módulo também podem ser alteradas num painel específico.

Para uma melhor compreensão do mecanismo das permissões consultar exemplos de atribuição de permissões.

Construção do plano de classificação

Teoricamente, o passo a seguir, deverá ser a construção de um plano de classificação, seguindo a abordagem do GISA. Em caso de dificuldade, pode somente criar-se o nível orgânico de topo, onde ficarão todas as estruturas documentais, e futuramente, criar-se a estrutura orgânica, movendo as estruturas documentais previamente criadas para as entidades produtoras adequadas.

Para a construção de um plano de classificação no GISA, seguindo um quadro orgânico-funcional, pode seguir-se o seguinte procedimento:

  • Criar uma entidade detentora e, opcionalmente, grupos de arquivos. Mais informação em Entidade Detentora e Grupo de arquivos.
  • Criar a estrutura orgânica, debaixo de uma entidade detentora ou de um grupo de arquivo e para isso:
  • Criar a estrutura documental, ou seja, unidades informacionais (séries, subséries, documentos ou subdocumentos) organizadas hierarquicamente debaixo das respetivas entidades produtoras da estrutura orgânica. Mais informação em Estrutura documental.

Descrição multinível

A descrição documental é fundamental na localização de documentos. A descrição multinível usada no GISA permite gerir as descrições de forma a que o esforço desta tarefa possa ser reduzido, disponibilizando níveis de descrição suficientemente genéricos, de conjuntos de documentos preferencialmente pouco pesquisados, embora nestes casos nunca possam ser garantidos bons resultados nas pesquisas de informação. Ao mesmo tempo, podem existir níveis de descrição mais específicos, no limite o próprio documento, quando a informação neles contida é suficientemente relevante para tal.

Muitos Arquivos usam a unidade física (que pode corresponder a várias unidades informacionais) como unidade de descrição arquivística, em vez da unidade informacional. Embora possa facilitar o trabalho, esta prática, como já foi dito, poderá não conduzir a grandes resultados na pesquisa de informação.

O preenchimento dos campos de descrição pode envolver a referência a unidades físicas que deverão ser previamente recenseadas, a conteúdos e tipologias informacionais que deverão constar na lista de registos de autoridade ou então a objetos digitais. Ou seja, deverá ser previsto se será conveniente executar as tarefas de recenseamento de unidades físicas e de construção da lista dos registos de autoridade antes da descrição das unidades informacionais ou executá-las à medida que vão sendo necessárias para determinada descrição.

Quaisquer outras tarefas, tais como avaliação, pesquisa, impressão de relatórios, estatísticas, publicação na Internet, só são possíveis sobre meta-informação introduzida anteriormente no sistema.

A descrição de cada campo e o modo de preenchimento encontra-se em detalhe na secção Descrição multinível.

Recenseamento de unidades físicas

A representação e descrição do arquivo em termos físicos é importante, pois facilita a gestão de um arquivo. Quando a pesquisa de determinada informação é crucial, não basta descrever a unidade física, é indispensável a descrição das unidades informacionais que a constituem.

Para fazer o recenseamento e descrição de unidades físicas, ver Unidades Físicas.

A associação de unidades físicas a unidades informacionais pode ser feita via:

Criação de tipologias informacionais

A criação de tipologias informacionais numa lista controlada e o relacionamento entre os diferentes termos, encontra-se detalhada em Tipologias informacionais.

Entradas no registo de autoridade deste tipo servem para o preenchimento do campo 3.1. Âmbito e Conteúdo das descrições arquivísticas segundo a ISAD(G).

Criação de registos de autoridade do tipo ideográfico, geográfico e onomástico

A página Conteúdos apresenta os passos necessários à criação de registos de autoridade do tipo:

  • Ideográfico,
  • Onomástico ou
  • Nome geográfico ou topónimo citadino.

Estes registos são utilizados na indexação das unidades de descrição arquivística, preenchendo a zona *. Indexação existente no módulo Unidades informacionais/Descrição.

Associação de objetos digitais

A associação de objetos digitais que não se encontrem num Repositório digital (imagens, som, documentos de texto, etc.) às descrições arquivísticas encontra-se detalhada na secção Índice de imagens da página Unidades informacionais.

A associação de objetos digitais, que se encontrem num Repositório digital, às descrições arquivísticas encontra-se detalhada na página Objetos digitais.

Avaliação documental

Independentemente da abordagem adotada, a avaliação documental tem alguns procedimentos que deverão ser tidos em conta.

Numa primeira etapa, deverá ser efetuada a avaliação das séries ou dos documentos que não constituam série, escolhendo qual a melhor abordagem para chegar a um destino final adequado. Assim, se a série for para:

  • Conservação - salvo alguma exceção, a maioria dos documentos dessa série deverão ser conservados.
  • Eliminação - deve indicar-se o prazo ao fim do qual os seus documentos poderão ser eliminados, decidindo após esse prazo qual o verdadeiro destino de cada um.

Para o caso de séries cujo destino é Conservação, pode definir-se de imediato o destino de todos os seus documentos em bloco, pois serão na sua maioria para conservar. Para um maior detalhe consultar Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição.

Periodicamente, poderão ser listados, por série para eliminar, todos os documentos cujo prazo de conservação está ultrapassado. Para isso, usar a pesquisa avançada na área de Unidades informacionais/Pesquisa, detalhada em Pesquisa na Descrição.

Como numa série cujo destino final seja Eliminação, alguns dos seus documentos poderão ser, por algum motivo, para Conservação, quando existirem documentos cujo prazo de conservação está ultrapassado, será conveniente estabelecer o destino definitivo de cada um deles, individualmente ou em bloco. Para se trabalhar em bloco, deverá ser selecionada a série, que se pretende, e registar na zona Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição.

Para o caso dos documentos serem registados como eliminados, é conveniente associá-los a um auto de eliminação ainda no painel Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição e incluir as correspondentes unidades físicas, que são para eliminar, no auto de eliminação através do painel Passo 2: Seleção das unidades físicas.

Publicação de unidades de descrição

Para publicar uma determinada unidade de descrição na Internet, ver a secção Publicação de um nível de descrição.

Para a publicação em lote, de todos os níveis debaixo de um determinado nível, ver a secção Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição.

Pesquisa

A pesquisa no GISA pode ser feita:

  • via aplicação, dividindo-se em dois tipos de objetos de procura diferentes:
    • informação - sendo efetuada na área de Unidades informacionais e o resultado são registos de séries ou documentos, os quais poderão referenciar os respetivos documentos digitais, caso estejam acessíveis.
    • suportes físicos - neste caso a pesquisa é feita na área de Unidades físicas, devolvendo o registo das unidades físicas.
  • via Web, acessível por todos através do URL do GISA Internet atribuído a cada arquivo (ex: http://arquivo.cm-gaia.pt/)

A pesquisa, quer via aplicação quer via Web, é “full-text”, ou seja, recupera informação procurando palavras ou expressões de pesquisa na meta-informação registada. Para um melhor entendimento de como construir expressões de pesquisa consultar Expressões de pesquisa.

Elaboração de inventários, catálogos e outros relatórios

Para elaboração de listagens necessárias ao serviço de arquivo:

  • Catálogos, inventários de unidades informacionais e autos de eliminação, na área Unidades informacionais/Descrição. Para mais detalhe ver a secção Geração de relatórios.
  • Listas de unidades informacionais, resultados de pesquisas

(obedecendo a determinados critérios de pesquisa) efetuadas na área Unidades informacionais/Pesquisa. Para mais detalhe ver a secção Relatórios de unidades informacionais.

ver a secção Geração de relatório de tipologias informacionais.

Análise estatística e controlo de desempenho

A análise estatística que pode ser feita no GISA, encontra-se detalhada na página Estatísticas.

Gestão de requisições

Quando se fazem pesquisas de documentos, pode ser importante saber se determinado documento se encontra em depósito ou se foi requisitado. Para se ter esta informação será necessário registar no sistema todas as requisições de documentos (ver Requisições), bem como todas as devoluções (ver Devoluções).

Periodicamente, poderá ser necessário saber qual a lista de todos os documentos requisitados e ainda não devolvidos. Ver o procedimento em Imprimir Lista de requisitados.

Controlo da ocupação do depósito

O controlo da taxa de ocupação do depósito torna-se crítico quando o espaço livre é escasso. Para se efetuar este controlo (ver com detalhe em Gestão de depósitos) de forma eficaz, será necessário registar:

  • todas as unidades físicas existentes no depósito, não esquecendo o preenchimento da sua dimensão. Para isso consultar Unidades Físicas;
  • todas as entradas de unidades físicas no depósito, não esquecendo o

preenchimento da sua dimensão. Para isso consultar Unidades Físicas;

  • o destino de todos os documentos para eliminar, criando os respetivos autos de eliminação quando o prazo de conservação for ultrapassado. Este processo de avaliação é feito na área de Unidades informacionais/Descrição e para um maior detalhe consultar Conteúdo e estrutura - Avaliação, seleção e eliminação;
  • o abate (eliminação física) dos documentos que constam nos autos de

eliminação. Para isso consultar Abate de Unidades físicas.

Registo do abate de unidades físicas

O registo da eliminação física de documentos é feito na área de Unidades físicas/Gestão de depósitos e encontra-se explicada com detalhe em Abate de Unidades físicas.

Exportação de dados do GISA

Para exportar dados do GISA:

  • para ficheiro, usando o formato EAD, consultar a secção Exportação para EAD;
  • para servidores agregadores, que reconheçam o protocolo

OAI-PMH, basta ter o GISA Internet instalado e na instalação ser configurada essa opção.

Importação de dados para o GISA

Para importar dados para o GISA, estes devem estar num ficheiro Excel, obedecendo a um formato e a um procedimento detalhados em Importação de dados em Excel.