Objetos digitais

Para se trabalhar com objetos digitais (ODs) guardados no repositório digital Fedora, seleciona-se no menu lateral do GISA o módulo de Objetos Digitais/Fedora.

Para se criar determinado objeto digital pressupõe-se que todas as suas imagens se encontram disponibilizadas num servidor de imagens, encontrando-se acessíveis através de um browser via URLs.

O ambiente de trabalho do módulo de Objetos digitais apresenta, tal como outros módulos:

A: Área de contexto - onde se seleciona a unidade informacional à qual se pretende associar um novo objeto digital ou editar algum já associado.

B: Área de detalhe – onde se faz a gestão os objetos digitais e as imagens neles incluídas, de cada unidade informacional selecionada.

Seleção da unidade informacional

A associação de ODs a uma unidade informacional selecionada, depende do seu tipo de nível. Se o tipo de nível for:

• Documento subordinado/Ato informacional - só é possível associar um único objeto digital simples, o qual deverá ter correspondência direta com o documento simples.

• Série, Subsérie ou Documento/Processo - é possível associar um ou vários objetos digitais simples, os quais podem ou não constituir um objeto digital composto. Neste caso, cada objeto digital simples pode não corresponder a um único documento simples, mas sim a um grupo de vários documentos simples, organizados segundo alguma lógica.

  Para se selecionar a unidade informacional à qual se vão associar os objetos digitais:

1. Navegar pela estrutura orgânica até ao produtor pretendido;
2. Clicar no botão Ver níveis documentais da barra de ferramentas
3. Navegar pela estrutura de níveis documentais até selecionar a unidade informacional à qual se pretende associar objetos digitais.

Na barra de ferramentas conseguem-se fazer as seguintes operações:

A: Criar Subnível - Botão que permite criar uma unidade de descrição, tal como na área de Descrição do módulo de Unidades Informacionais. Os tipos de nível possíveis criar neste módulo são, Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional, dependendo do contexto selecionado. Este botão só fica ativo na vista documental.

B: Editar nível – Botão que permite alterar Código parcial, Título e Tipologia informacional da unidade de descrição selecionada. Este botão só fica ativo quando algum nível da vista documental estiver selecionado.

C: Eliminar nível – Permite eliminar nível de descrição selecionado e respetivos ODs, se existentes. Este botão só fica ativo depois de selecionar algum nível na vista documental.

D: Ver níveis estruturais/Ver níveis documentais – Permite mudar de vista entre a estrutura orgânica e a estrutura documental.

E: Filtrar dados – Botão em posição off que permite filtrar a lista de níveis documentais.

Criar um nível documental

O procedimento para criar um nível documental, Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional, será o seguinte:

1. Selecionar o nível orgânico ou documental, subjacente ao qual se pretende criar o nível documental.
2. Clicar no botão Criar subnível da barra de ferramentas.
3. Escolher do menu o tipo de nível a criar. O menu já só apresenta a opção possível de associar debaixo do tipo do nível selecionado. Ou seja, se estiver selecionado um nível do tipo Documento/Processo, a opção é Documento subordinado/Ato informacional, caso contrário é Documento/Processo.
4. Abre-se uma janela, na qual de deve preencher obrigatoriamente alguns campos.

Campos de preenchimento:

• Código parcial - Campo de preenchimento obrigatório, aceitando um alfanumérico, o qual deve ser único no conjunto de códigos parciais das unidades informacionais, também subjacentes ao nível selecionado na área de contexto. O sistema acusa quando se está a introduzir um elemento repetido. Apesar do campo Código parcial admitir qualquer tipo de caracter, aconselha-se a não introduzir a barra (“/”) nem o hífen (“-”) para não se confundir com os separadores de níveis do código de referência.
• Título – Campo de texto para designar o documento, o qual é de

preenchimento obrigatório.

• Tipologia – Tipologia informacional existente no controlo de autoridade. Para escolher a tipologia da lista de registos de autoridade, clicar no botão A.

Nesta janela, pode selecionar-se, da lista de tipologias informacionais existentes, a pretendida e clicar no botão Adicionar (só fica ativo depois de um item selecionado). Caso a tipologia informacional pretendida ainda não exista, deverá ser pedida a sua criação a algum utilizador com permissões para o fazer. Para selecionar um elemento de uma lista extensa, pode usar-se o filtro, usando os seguintes critérios:

• Designação - Permite filtrar tipologias informacionais, cujos termos autorizados, paralelos e outros obedeçam à expressão de pesquisa indicada.
• Notícia de autoridade - Neste caso, só existe um tipo possível,

Tipologia informacional.

• Validado - Caixa de verificação que tem três estados: a) sem visto, só seleciona registos do controlo de autoridade não validados; b) com visto a preto, só visualiza registos do controlo de autoridade validados e c) com visto e fundo a cinzento (caso por omissão), visualiza quer os validados como os não validados. Para mais detalhes na construção de expressões de pesquisa nos filtros, consultar secção Filtros.

Por fim, clicar no botão Aceitar, o qual só aparece ativo depois de preenchidos os campos obrigatórios.

Editar um nível documental

É sempre possível editar o Código parcial, Título ou Tipologia do nível selecionado com o botão Editar nível da barra de ferramentas, aparecendo uma janela idêntica à de criação de um nível.

Remover um nível documental

A remoção de um nível documental do tipo Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional selecionado na lista paginada é feita através do botão Eliminar nível.

Caso o nível documental, que se pretende remover, tenha níveis subjacentes, ter-se-á de os remover primeiro, antes de se poder remover o nível em causa.

Para remover cada associação de um nível documental às várias unidades orgânicas, não é necessário visualizar a estrutura documental de cada unidade orgânica, basta ir ao campo de descrição 2.1 Entidade(s) produtora(s) do módulo Unidades informacionais/Descrição e apagar todas as associações com unidades orgânicas, exceto a que consta na barra de navegação (ver procedimento em Contexto). Por fim, restando uma única associação do nível documental com a unidade orgânica apresentada na barra de navegação, este já pode ser eliminado através do botão Eliminar nível.

Ver níveis estruturais/Ver níveis documentais

Quando se seleciona uma unidade orgânica na estrutura orgânica, é possível mostrar a estrutura documental subjacente, clicando no botão Ver níveis documentais. Para voltar à vista da estrutura orgânica, basta clicar no botão Ver níveis estruturais, que se encontra na mesma posição do botão anterior.

Filtrar

Para se filtrar elementos de uma lista pode-se clicar no botão Filtrar dados da barra de ferramentas, este fica em posição on e é apresentada a Área de filtragem, onde se colocam critérios de pesquisa. Para um maior detalhe, consultar Filtros.

A: Filtrar dados - Botão de filtragem de dados em posição on. Ao clicar, volta à posição off.

B: Área de filtragem – Esta área é mostrada quando o botão Filtrar dados estiver on. Os campos de filtragem, variam de acordo com o tipo de lista onde vão atuar. Depois de se colocar os critérios de filtragem pretendidos, clicar no botão Aplicar (ou pressionar a tecla Enter) para limitar o número de elementos da lista. Para se voltar a mostrar todos os elementos da lista, apagar os critérios introduzidos e clicar no botão Aplicar.

Para esconder esta área de filtragem basta clicar novamente no botão Filtrar dados. Deve ter-se em conta que, ao esconder a área de filtragem, o critério de filtragem estabelecido permanece enquanto não se mudar para outra área de contexto.

Embora os campos de filtragem possam variar em função do tipo de lista, o princípio de uso do filtro é exatamente o mesmo. O filtro apresentado anteriormente filtra listas de unidades informacionais através dos seguintes campos:

• Título – permite selecionar unidades informacionais com títulos que estejam de acordo com o critério.
• Identificador – permite selecionar unidades informacionais com

identificadores que estejam de acordo com o critério.

• Código parcial - permite selecionar unidades informacionais com códigos parciais que estejam de acordo com o critério.
• Conteúdo - permite selecionar unidades informacionais cujo

conteúdo esteja de acordo com o critério de pesquisa.

Gestão de OD associado a um Documento subordinado/Ato informacional

Se na área de contexto do módulo de Objetos Digitais/Fedora se tem selecionado um nível do tipo Documento subordinado/Ato informacional, a área de detalhe permite a construção/associação de um único Objeto Digital Simples, apresentando os seguintes campos de preenchimento:

A: Título - título do OD simples, o qual, por omissão, é o título do documento selecionado ou então qualquer outro, se alterado pelo utilizador.

B: Publicar: quando o OD simples pode ser disponibilizado no GISA Internet, define-se como público assinalando esta caixa de verificação.

C: Ficheiros: lista de URLs correspondentes aos ficheiros que compõem o OD simples.

D: Adicionar item – permite adicionar um ficheiro ao OD simples, que se está a criar, indicando o seu URL.

E: Apagar item - permite remover do OD simples, o ficheiro selecionado na lista de ficheiros.

F: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o topo da lista.

G: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para cima do anterior.

H: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para baixo do seguinte.

I: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o fim da lista.

J: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens, que constam da lista de ficheiros, num visualizador a ocupar o écrã por completo.

K: Histórico – Barra de registo das diferentes versões do objeto digital simples ao longo do tempo. Para cada versão é possível saber a data, o utilizador e as operações efetuadas.

L: Visualizador: permite visualizar a imagem correspondente ao ficheiro selecionado .

M: Qualidade - campo inibido nesta área.

Criar/associar um OD simples

Para criar um objeto digital, associado à uma unidade informacional do tipo Documento subordinado/Ato informacional, é obrigatório preencher o título e adicionar pelo menos uma imagem na área de detalhe.

Para se visualizar as imagens a associar a uma unidade informacional, usa-se um browser e o URL para o servidor de imagens:

Tendo a lista das imagens (ver figura) no browser, é possível fazer uma seleção múltipla, arrastando-as em bloco para a área Ficheiros (C) de forma ficarem associadas ao objeto digital em contrução .

Em alternativa, clica-se no botão Adicionar item, para se digitar o URL do ficheiro de uma imagem.

Por fim, caso seja necessário, é possível ordenar os ficheiros de imagens do objeto digital na área de Ficheiros e, também, decidir se este é público ou não.

A gravação é feita depois do documento deixar de estar selecionado e neste momento é marcada uma primeira versão indicando a criação do objeto.

Editar um OD simples

É sempre possível alterar o título ou a tipologia, adicionar ou remover imagens, mudar a ordem das imagens. Qualquer alteração efetuada fica registada no Histórico do objeto digital com o respetivo número de versão.

Para editar a tipologia associada deve clicar-se no botão Editar da barra de ferramentas da área de Contexto e alterar o campo Tipologia.

A alteração do objeto digital só é efetuada depois de se gravar, acontecendo quando se desseleciona o documento simples ao qual está associado.

Remover um OD simples

Para remover o OD associado a um nível do tipo Documento subordinado/Ato informacional, ter-se-á que selecionar esse nível, remover todas as imagens da lista Ficheiros, bem como o título e gravar.

Por outro lado, se se remover o documento simples com um objeto digital associado, este último também é removido do Repositório.

Visualizar um OD associado a um Documento subordinado/Ato informacional

Se na área de contexto estiver selecionado um documento do tipo Documento subordinado/Ato informacional, a visualização do respetivo objeto digital é feita no Visualizador, mostrando a imagem correspondente a cada URL, selecionado na lista Ficheiros.

É possível visualizar a versão do objeto digital pretendida, caso contrário, é mostrada a última.

Gestão de ODs associados a uma Série, Subsérie ou Documento/Processo

Se na área de contexto do módulo de Objetos Digitais/Fedora se tem selecionado um nível do tipo Série, Subsérie ou Documento/Processo, a área de detalhe apresentada é, por exemplo, a seguinte:

A: Objeto Digital Composto - Caixa de verificação que indica se os objetos digitais simples constituem ou não um objeto digital composto. Este controlo só fica ativo se na lista de objetos digitais simples constarem 2 ou mais objetos digitais.

B: Título - título do objeto digital composto cujo valor será, por omissão, o do título da unidade informacional. Este campo fica ativo, passível de se alterado, se for assinalada a caixa de verificação Objeto Digital Composto.

C: Publicar – indica se o objeto digital composto é público (disponível no GISA Internet) ou não. Este valor é calculado automaticamente, sendo público se pelo menos um dos documentos simples o for também.

D: Objetos Digitais Simples – lista de objetos digitais simples associados à unidade informacional, selecionada na área de contexto.

E: Identificador - identificador do objeto digital simples.

F: Título - título do objeto digital simples.

G: Publicado – apresenta Sim ou Não, caso seja ou não público, isto é, disponibilizando-o ou não no GISA Internet.

H: Documento subordinado – título do documento do tipo Documento subordinado/Ato informacional. Este campo só aparece preenchido quando a unidade informacional selecionada é do tipo Documento/Processo e o objeto digital simples tem correspondência direta com alguma unidade informacional a ele subjacente.

I: Adicionar item – permite criar e associar um objeto digital simples ao nível selecionado.

J: Editar item – permite acrescentar ou apagar metadados ou imagens do objeto digital simples selecionado na lista. Qualquer alteração efetuada e gravada, fica registado em histórico o objeto digital na sua versão anterior.

K: Apagar item - permite remover do Repositório o objeto digital simples selecionado, deixando obviamente de estar associado ao nível de descrição selecionado.

L: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para o topo da lista.

M: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para cima do anterior.

N: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o obeto simples selecionado para baixo do seguinte.

O: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de objetos digitais simples, movendo o objeto digital simples selecionado para o fim da lista.

P: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens dos objetos digitais da lista num visualizador a ocupar o écrã por completo.

Q: Visualizador: permite visualizar o PDF correspondente ao objeto digital selecionado.

R: Qualidade - definição da qualidade de imagem, com a qual se pretende visualizar o objeto digital. Pode ser Mínima, Baixa, Média, Alta. Por omissão, é a definida na área de Configuração global.

Criar/associar um OD simples

Para se criar e associar um objeto digital simples ao nível do tipo Série, Subsérie ou Documento/Processo, clica-se no botão Adicionar item, abrindo-se a seguinte janela:

A: Título - título do objeto digital simples, o qual pode ser digitado ou escolhido de uma lista de títulos predefinidos.

B: Adicionar título predefinido – permitir selecionar um título predefinido de uma lista, sendo ao mesmo tempo acrescentar, alterar ou apagar títulos à lista.

C: Publicar - quando o objeto digital simples pode ser disponibilizado no GISA Internet define-se como Público.

D: Ficheiros - lista de URLs correspondentes aos ficheiros que compõem o objeto digital simples.

E: Adicionar item – permite adicionar um ficheiro, indicando o seu URL, ao objeto digital simples que se está a criar.

F: Apagar item - permite remover do objeto digital simples, o ficheiro selecionado na lista de ficheiros.

G: Mover para o início – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o topo da lista.

H: Mover para cima - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para cima do anterior.

I: Mover para baixo - permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para baixo do seguinte.

J: Mover para o fim – permite alterar a ordem da lista de ficheiros, movendo o ficheiro selecionado para o fim da lista.

K: Mostrar no ecrã todo – apresenta as imagens, que constam da lista de ficheiros, num visualizador a ocupar o écrã por completo.

L: Versão – Barra de registo das diferentes versões do OD simples ao longo do tempo. Para cada versão é possível saber a data, o utilizador e as operações efetuadas.

M: Visualizador - permite visualizar a imagem correspondente ao ficheiro selecionado .

N: Qualidade - campo inibido nesta área.

Neste formulário, de criação de um objeto digital, é obrigatório preencher o título e adicionar pelo menos uma imagem. O título é um campo de texto que pode ser digitado, mas que deve, sempre que possível, ser preenchido com a ajuda da lista de títulos predefinidos, através do botão Adicionar título predefinido. A janela Escolher título, com a lista de títulos predefinidos, permite selecionar um dos títulos, sendo também possível acrescentar ou alterar a lista sempre que necessário.

A: Criar título - permite criar um título predefinido.

B: Editar título - permite alterar um título selecionado na Lista de títulos predefinidos.

C: Apagar título - permite apagar um título selecionado na Lista de títulos predefinidos.

D: Filtro - permite filtrar a lista de títulos. Por exemplo Ma%, iria mostrar Mapa.

E: Lista de títulos predefinidos - lista de titulos predefinidos.

O botão Aceitar permite preencher o título do objeto digital com o título selecionado.

Através de um browser e de um URL adequado, podem selecionar-se as imagens e arrastar para a área Ficheiros, para estas poderem constar num objeto digital a ser submetido ao repositório.

Em alternativa, clica-se em Adicionar item, para se digitar o URL do ficheiro da imagem pretendida.

Depois de preencher a janela de criação do objeto digital simples, clica-se no botão de OK para confirmar.

Para terminar a criação do objeto digital clica-se no botão de Aceitar da janela de criação/edição, embora a ingestão no Repositório só seja efetuada quando se muda de contexto.

Lista de ODs simples

Quando se está no contexto de um nível do tipo Documento/Processo, esta lista de Objetos Digitais Simples, pode ter:

• objetos digitais diretamente associados a este nível ou
• objetos digitais associados aos seus documentos subordinados.

A primeira abordagem é adotada quando o esforço necessário para a descrição de documentos simples é demasiado grande, sendo mais fácil incluir as imagens de vários documentos simples num único objeto digital, seguindo algum critério de seleção.

O exemplo a seguir apresenta objetos digitais criados e associados diretamente no nível selecionado, os quais, normalmente, são compostos pelas imagens de um grupo de documentos simples. Nestes casos, a coluna Documento subordinado encontra-se vazia.

Quanto o elemento desta lista se encontra em itálico e sem a coluna Identificador preenchida, quer dizer que o objeto digital digital foi criado mas ainda não foi submetido ao repositório. Para efetuar a submissão, será necessário mudar de contexto.

No exemplo a seguir, a lista Objetos Digitais Simples apresenta objetos digitais associados à unidade de descrição dos documentos, subordinados ao nível de contexto. Nestes casos, a coluna Documento subordinado encontra-se preenchida com o título desses documentos. O último elemento da lista é um documento subordinado ainda sem objeto digital.

Visualizar ODs

Quando se entra neste contexto, para cada objeto digital selecionado na lista de Objetos digitais Simples é apresentado o respetivo PDF no visualizador de PDFs na qualidade que estiver definida por omissão na área de Configuração global.

Após a criação/edição de um objeto digital ou a mudança de qualidade do PDF, deve-se esperar alguns minutos pois o PDF pedido não se encontra em cache, ou seja, terá de ser gerado e colocado em cache, substituindo a versão anterior caso exista.

Caso o PDF a visualizar já exista em cache a sua apresentação será automática.

O PDF de um objeto digital composto só é disponibilizado no GISA Internet.

Definir um OD composto

Um objeto digital composto não referencia diretamente ficheiros de imagens, mas sim os objetos digitais simples, que por sua vez é que referenciam as imagens. Cada objeto digital composto deve ter no mínimo dois simples.

A decisão dos vários objetos digitais simples, associados a um nível de descrição, constituírem ou não um objeto digital composto, depende da forma como se pretende apresentar o documento final ao utilizador.

Assim, se se pretende visualizar um único PDF, deve definir-se que todos os objetos digitais simples da unidade informacional selecionada, constituem um objeto digital composto. Esse PDF, conterá todas as imagens de todos os seus objetos digitais simples e incluirá marcadores que correspondem aos títulos de cada objeto digital simples, localizando a primeira imagem de cada um deles. Se não se definir um objeto digital composto, visualizar-se-ão os vários PDFs, em que cada um corresponderá a um objeto digital simples.

O título de um objeto digital composto é, por omissão, o título da unidade informacional selecionada e o sinal de publicado aparece automaticamente, quando pelo menos um dos objetos digitais simples, que o constitui, tenha sido definido como público.

Exemplos de unidades informacionais com ODs

A abordagem a adotar na associação de uniaddes informacionais a objetos digitais, deverá ser escolhida tendo em conta o resultado pretendido, o benefício recolhido e o esforço necessário.

Exemplo 1 - Livros de registos de batismos

UI selecionada: Série de registos de batismo

• OD(s) associado(s): Cada série tem vários ODs associados e cada OD corresponde a um livro.
• Benefício vs Esforço: Não exige muito esforço na descrição e associação de ODs, mas a pesquisa só vai devolver a série, na qual se pode localizar o livro pretendido. Cada livro é um PDF, em que a visualização dos registos se mantém sequencial.

UI selecionada: Documento simples correspondente a um registo de batismo

• OD(s) associado(s): Cada documento simples tem um OD associado.
• Benefício vs Esforço: Exige mais esforço na descrição e na criação/associação de cada OD, mas a pesquisa recupera diretamente o PDF do registo pretendido.

Exemplo 2 - Processos individuais de pessoal

UI selecionada: Processo

• OD(s) associado(s): Cada processo corresponde a vários ODs simples, em que cada um corresponde a um conjunto de documentos simples do mesmo ano civil.
• Benefício vs Esforço: Não exige muito esforço, mas a pesquisa só devolve processos, nos quais se pode localizar o PDF do ano pretendido. Dentro de cada ano, a visualização dos documentos simples é sequencial.

UI selecionada: Processo

• OD(s) associado(s): Cada processo corresponde a um OD composto, constituído por vários ODs simples, em que cada um corresponde a um conjunto de documentos simples de um ano civil.
• Benefício vs Esforço: O esforço é idêntico, o resultado da pesquisa é um processo associado a um único PDF, o qual tem um marcador por cada ano civil. Dentro de cada ano civil, a visualização dos documentos simples mantém-se sequencial.

UI selecionada: Documento simples

• OD(s) associado(s): Cada documento simples é associado a um OD simples, fazendo com que cada processo corresponda a vários ODs simples.
• Benefício vs Esforço: Exige mais esforço na descrição de documentos e associação de ODs, mas a pesquisa de um documento simples é direta, devolvendo o respetivo PDF. A pesquisa de um processo dá como resultado um conjunto de PDFs.

UI selecionada: Documento simples

• OD(s) associado(s): Cada documento simples corresponde a um OD simples. O processo é um OD composto constituído pelos vários ODs simples.
• Benefício vs Esforço: Exige pouco mais esforço que o caso anterior. Em termos de resultado de pesquisa é que cada processo dá como resultado um único PDF, com marcadores a apontarem para o início de cada documento simples.