Unidades Físicas

O recenseamento de unidades físicas faz-se no módulo de Descrição da área de Unidades físicas, facultando a identificação e descrição da parte física que serve de suporte à informação.

Na área de contexto existe uma barra de ferramentas que permite a criação, edição e remoção de unidades físicas:

A: Nova unidade física - Criar uma unidade física.

B: Duplicar unidade física selecionada - Criar uma unidade física em duplicado, exatamente igual à selecionada, mas com um código diferente.

C: Editar unidade física - Alterar a entidade detentora ou o título da unidade física selecionada.

D: Apagar unidade física - Apagar uma unidade física e todas as suas referências a unidades informacionais.

E: Filtrar dados - A lista das unidades físicas pode ser filtrada através de vários campos. Este botão ativa/desativa a área de filtragem.

F: Área de filtragem - É possível filtrar a lista de unidades físicas por título, código, cota, código de barras, conteúdo, existência de unidades informacionais associadas, existência física (só as existentes em depósito ou então também as eliminadas).

G: Área de seleção do contexto - Lista paginada de todas as unidades físicas existentes.

H: Área de detalhe - Área de descrição da unidade física selecionada na Área de seleção do contexto.

Criação de uma Unidades física

Para se criar uma unidade física, deve clicar-se no botão Nova unidade física.

Cada unidade física deve ter associada uma Entidade detentora, à qual pertence. Por omissão, fica associada a primeira da lista (ordenada alfabeticamente). Se a entidade detentora não existir, para se poder criar a unidade física, terá de ser previamente criada (ver detalhe em Entidade detentora).

O Código de uma unidade física é gerado automaticamente e é único, sendo composto pelo código da entidade detentora e por um código específico da unidade física, que combina a sigla UF, o ano do registo e um nº sequencial dentro de cada ano (por exemplo: PT-CMVNG-AM/UF2006-1233). Poderão haver duas (ou mais) unidades físicas, cujo código específico é igual, mas pertencendo a entidades detentoras diferentes.

O Título também é um campo obrigatório e deverá corresponder à designação apresentada na etiqueta, normalmente existente na lombada, da unidade física a recensear.

Para facilitar o trabalho, se numa mesma sessão se criar uma unidade física depois de se ter criado uma outra, a última terá, por omissão, a mesma Entidade detentora e o mesmo Título que a anterior, distinguindo-se pelo código de referência, no qual o número sequencial da mais recente foi incrementado.

Duplicação de uma Unidade física

Para se duplicar uma unidade física, seleciona-se essa unidade física e a seguir clica-se no botão Duplicar unidade física selecionada. A nova unidade física fica com todos os dados e associações a unidades informacionais iguais aos da selecionada, exceto o código, cujo número sequencial é automaticamente incrementado.

Edição de uma Unidades física

Se se selecionar uma unidade física na área de contexto e se clicar no botão Editar unidade física aparece uma janela idêntica à de criação, sendo possível alterar-se a sua Entidade detentora e o Título.

Remoção de uma Unidade física

Para remover uma unidade física, esta deve ser selecionada da lista da área de contexto, clicando-se de seguida no botão Apagar unidade física ou pressionar a tecla DEL.

Se a unidade física não estiver associada a nenhuma unidade informacional, é apresentada a seguinte janela:

Clicar no botão Sim para aceitar a remoção ou Não para cancelar a operação.

Quando se apaga uma unidade física associada a uma ou várias unidades informacionais, o GISA confirma com o utilizador se este deseja prosseguir eliminando todas as relações existentes.

O botão Detalhes mostra todas as unidades informacionais que estão diretamente relacionadas com a unidade física que se pretende remover, como se pode ver na imagem em baixo.

Ao clicar no botão OK, a unidade física será removida assim como todas as relações com ela estabelecidas.

Filtragem de Unidades Físicas

A lista de unidades físicas pode ser filtrada pelos seguintes campos:

• Título, selecionando unidades físicas cuja designação obedeça à expressão introduzida neste campo.
• Código, selecionando unidades físicas pelo Código.
• Cota, selecionando unidades físicas com determinada localização física.
• Código de barras, permitindo selecionar uma unidade física usando o leitor de código de barras.
• Conteúdo, recuperando as unidades físicas cujo campo Conteúdo informacional contenha a expressão introduzida neste campo do filtro.
• Sem unidades de descrição, em que sem visto são apresentadas todas as unidades físicas e com visto são apresentadas as que não têm unidades informacionais associadas.
• Mostrar eliminadas, em que sem visto só são apresentadas as unidades físicas registadas no sistema existentes em depósito, e com visto, são apresentadas todas as que foram registadas até ao momento, tanto as existentes em depósito como as que entretanto foram abatidas. Por omissão, esta caixa de verificação não apresenta visto.

Descrição de Unidades Físicas

É nesta área que consta o formulário de recenseamento das unidades físicas permitindo o registo das suas principais características. As zonas de preenchimento são as seguintes:

• Identificação
• Unidades de descrição
• Controlo de descrição

Identificação

Código de referência

Este campo é somente de visualização, pois é gerado no momento de criação da unidade física.

Título

Este campo é somente de visualização, pois é preenchido no momento de criação da unidade física.

Entrega

Caso a unidade física, tenha sido entregue no depósito, acompanhada de uma guia, deve ser registado o nº da guia (pe 2/1999) no campo Guia nº e o tipo de entrega no campo Tipo (incorporação, transferência, depósito, doação ou compra).

Cota

O campo Cota refere a localização física da unidade que se está a descrever. Quando o utilizador está a colocar uma cota que já existe, é dado um sinal de alerta, tal como se mostra na figura a seguir, para que o utilizador possa decidir se pretende manter ou corrigir o valor introduzido.

Código de barras

Campo reservado para o código de barras associado à unidade física, aceitando somente dígitos numéricos. É tipicamente preenchido através de um leitor de códigos de barras.

Datas de produção

Campos para registar uma data única ou datas extremas, conforme o caso. Se a data não for explícita, deve ser colocado um visto na caixa de verificação Atribuída.

Deve-se ter em conta que uma data não preenchida é diferente de uma data desconhecida. O campo de data vazio quer dizer que ainda não foi preenchido, mas que o poderá ser mais tarde. Quando a data é desconhecida na sua totalidade, o campo data deverá ser preenchido com ? (pontos de interrogação). O GISA admite datas incompletas, as quais deverão ser preenchidas com ? (pontos de interrogação) nos dígitos desconhecidos.

Assim, os campos de datas podem ser preenchidos da seguinte forma:

Data	Preenchimento do campo	Exemplo
Completa	Campos ano, mês e dia preenchidos	1910/03/23
Indeterminada	Campos ano, mês e dia preenchidos com data desconhecida	????/??/??
Incompleta	Campos ano, mês e dia preenchidos com data parcialmente conhecida	19??/??/?? (séc XX) 2000/12/?? (dezembro de 2000) 196?/??/?? (anos 60 do séc. XX)
Vazia	Campos ano, mês e dia ainda por preencher	_ _ _ _ /_ _ /_ _

Dimensões

Campos para indicar a altura, a largura e a profundidade em metros. Estas dimensões devem ser recolhidas tendo em conta a unidade física colocada na prateleira e que a sua largura contribui para a contagem de metros lineares de documentos em prateleira.

Tipo

O campo Tipo indica o tipo de suporte físico usado para registar informação e é preenchido escolhendo um dos elementos de uma lista de suportes físicos: pasta, livro, etc.. Esta lista é gerida pelo utilizador através do botão lateral, o qual com um clique faz aparecer:

A: Adicionar - clicando neste botão o campo Designação (D) de preenchimento da designação fica ativo. Depois de se preencher este campo, o botão Aplicar fica ativo e serve para adicionar o item à lista, ou então, pode-se sempre desistir através do botão Cancelar.

B: Editar - este botão permite editar o item que está selecionado na lista. Depois de se alterar o campo Designação (D), o botão Aplicar fica ativo e serve para aceitar a alteração, ou então, pode-se sempre desistir através do botão Cancelar.

C: Remover - este botão permite remover o item que está selecionado na lista. Aparece sempre um diálogo para se poder confirmar o desistir da remoção.

D: Designação - Campo que permite introduzir ou alterar a designação do suporte físico.

E: Aplicar - Botão que permite aceitar a adição ou alteração da designação de um suporte físico que se encontra no campo Designação (D).

F: Cancelar - Botão que permite cancelar a adição ou alteração da designação de um suporte físico que se encontra no campo Designação (D).

G: Fechar - Botão que permite fechar o diálogo onde se faz a gestão de suportes físicos.

Local de consulta

O campo Local de consulta indica o local onde o requerente pode consultar a unidade física, o qual pode não corresponder ao depósito onde se encontra a mesma. Os locais de consulta podem ser adicionados, editados e removidos pelo utilizador, da mesma forma que os valores de preenchimento do campo Tipo.

Conteúdo informacional

Campo destinado a fornecer um pequeno resumo do conteúdo ou notas relativas à unidade física selecionada na área de contexto.

Unidades de descrição

Este painel serve para indicar quais as unidades informacionais que se encontram numa determinada unidade física.

A: Apresentar/esconder painel de apoio - Permite apresentar ou esconder, na área de contexto, o painel com a estrutura arquivística, servindo de apoio à seleção da unidade informacional a mover para o preenchimento do campo Unidades de descrição associadas.

B: Filtrar dados - Permite ativar ou desativar o filtro da lista Unidades de descrição associadas. A lista pode ser filtrada por título da unidade informacional e por tipo de nível de descrição.

C: Apagar item - Permite apagar a(s) unidade(s) informacional(is) selecionadas na lista Unidades de descrição associadas.

D: Unidades de descrição associadas - Lista de todas as unidades informacionais associadas à unidade física selecionada na área de contexto. Para cada unidade informacional são apresentados o título, o código de referência, o nível de descrição, as datas de produção e se a informação está ou não requisitada.

Na janela em cima, pode verificar-se que a capilha do Processo de Centro Recreativo das Devesas está associada à série Processos de licenciamento de recintos para espectáculos.

Sabendo que existe a unidade informacional Processo de Centro Recreativo das Devesas já descrita, pretende-se associá-la à capilha correspondente. Para isso, basta clicar no botão Apresentar/esconder painel de apoio e navegar/filtrar de forma a selecionar a unidade informacional pretendida.

Depois de selecionada, basta arrastar a unidade informacional para dentro da lista Unidades de descrição associadas.

Para apagar alguma associação, selecionar a unidade informacional (ou grupo de unidades) da lista Unidades de descrição associadas e clicar no botão Apagar item ou pressionar a tecla DEL. Abre-se uma janela, onde se clica no botão OK para confirmar a remoção ou no botão Cancelar para desistir.

Controlo de descrição

Zona que permite controlar os registos efetuados no sistema, as descrições de unidades físicas no sistema.

A: Data da revisão atual - Botão que permite abrir o calendário para selecionar a data da descrição (pode ser diferente da data de registo no sistema).

B: Autor da revisão atual - Botão que permite abrir a lista dos autores para selecionar o autor da descrição (pode ser diferente do operador do sistema).

C: Registos anteriores - Lista de registos efetuados: data de registo, data da descrição, operador e autor da descrição.

Data e autor da revisão atual

Sempre que for criada ou alterada uma unidade física deve ser indicada a data em que foi feita a descrição e o autor dessa descrição. Por omissão, a data e hora assumidas são as do computador e o autor é o pré-definido no GISA, apresentado na barra de estado. Caso sejam diferentes, deve introduzir-se outra data através de um calendário e outro autor, escolhendo da lista de autores existentes (usando os campos Data da revisão atual e Autor da revisão atual). A lista de autores contém os autores definidos no módulo Administração/Utilizadores por um utilizador com permissões de administração.

Registos anteriores

Sempre que se grava alguma criação/edição efetuada pelo utilizador, fica automaticamente registada uma linha nova na lista Registos anteriores, referindo as seguintes colunas:

• Data de registo, indicando a data em que o utilizador efetuou a criação ou edição do registo da unidade física de contexto;
• Data de descrição, mostrando a data referida no campo Data e autor da revisão atual;
• Autor da descrição, mostrando o autor referido no campo Data e autor da revisão atual.
• Importado, indicando se o registo foi importado ou não.