Modelo Excel para importar Unidades Informacionais

A importação de dados do Excel implica a que estes obedeçam a um determinado formato. Nesta página encontra-se o formato estipulado para a tabela Documentos. Cada linha desta tabela corresponde a uma unidade informacional, que pode ser do tipo Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional. Apresentam-se de seguida as colunas da tabela, com a descrição de cada coluna e o respetivo formato:

Designação	Descrição	Formato admitido / Exemplos
Identificador *	Identificador do documento, na tabela de importação Documentos, usado exclusivamente para cruzar informação no processo de importação, não sendo guardado no GISA.	Preenchimento obrigatório com um valor alfanumérico, que deve ser único nesta coluna Identificador da tabela Documentos.
Nível *	Nível de descrição do documento em causa.	Preenchimento obrigatório, admitindo os seguintes valores: Documento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional. Se o nível hierarquicamente superior for Série, este nível pode ser do tipo Documento/Processo, se for Subsérie, pode ser do tipo Documento/Processo, ou então, se for Documento/Processo, pode ser do tipo Documento subordinado/Ato informacional.
CodigoRef *	Código de referência parcial relativo ao nível de descrição em causa. Considerar que o código de referência será composto pela junção dos vários códigos de referência parciais.	Alfanumérico obrigatório, não sendo admitidos caracteres espaço. São de evitar tanto quanto possível os caracteres / e -, pois são utilizados pelo GISA como separadores entre códigos parciais.
Titulo *	Título do nível de descrição.	Preenchimento obrigatório com um texto.
IDNivelSuperior	Identificador da Unidade Informacional superior ao documento em questão (Série, Subsérie ou Documento/Processo). Este nível superior poderá corresponder a um documento existente na mesma tabela ou então a uma descrição já existente no GISA.Para o caso do documento estar diretamente subjacente a uma Entidade Produtora do GISA, este campo terá de ficar vazio e deverá ser obrigatoriamente preenchida a coluna EntidadesProdutoras.	Quando o documento em causa tem como superior um documento registado nesta tabela de importação, dever-se-á indicar o identificador deste documento (preenchido na coluna Identificador). Quando o documento em causa tem como superior uma descrição existente no GISA, deverá ser indicado o Identificador GISA desta descrição com o seguinte formato gisa:12345. O nível referido deve obedecer às seguintes regras: a) se o documento em causa for do tipo Documento/Processo, o valor desta coluna deverá referir um nível que pode ser do tipo Subsérie ou Série; b)se o documento em causa for do tipo Documento subordinado/Ato informacional, o valor desta coluna deverá ter um nível que tem de ser do tipo Documento/Processo.
EntidadesProdutoras	Designação (termo autorizado) da entidade produtora à qual deverá ser diretamente associada a Unidade Informacional em causa. Para o caso do documento estar associado diretamente a uma Série ou Subserie, este campo deverá ficar vazio mas terá de ser preenchida obrigatoriamente a coluna IDNivelSuperior.	Cada entidade produtora deverá ser um termo autorizado de uma Entidade produtora já existente no GISA. Exemplos: Departamento de Urbanismo, Arquivo pessoal Emídio Biel, etc..Caso a Unidade Informacional tenha vários produtores, as designações devem ser separadas por ;.
Autores	Autor ou autores do documento.	Cada autor deverá ser um termo autorizado de uma entidade produtora já existente no GISA. Para o caso de ser mais do que um autor, estes separam-se por ;.
DataIncerta	Para representar datas incertas.	Lista de valores admitidos: Antes de; Depois de ou Cerca de.
AnoInicio	Ano de inicio de produção	Admite 4 dígitos, que deverão ser números (por exemplo, 2003,…) ou ? em substituição, para indicar que não se conhece o dígito (por exemplo sec XX será 19??).
MesInicio	Mês de inicio de produção	Admite 2 dígitos correspondendo a um mês válido (por exemplo, 04,…) ou ? em substituição para indicar que não se conhece o dígito.
DiaInicio	Dia de inicio de produção	Admite 2 dígitos correspondendo a um dia válido (por exemplo, 23,…) ou ? em substituição para indicar que não se conhece o dígito.
AtribuidaInicio	Indica se a data de início está expressa no documento ou não.	Admite 0 quando a data está no documento ou 1 quando a data não se encontra expressamente no documento.
AnoFim	Ano de fim de produção	Admite 4 dígitos, que deverão ser números (por exemplo, 2003,…) ou ? em substituição para indicar que não se conhece o dígito (por exemplo sec XX será 19??).
MesFim	Mês de fim de produção	Admite 2 dígitos correspondendo a um mês válido (por exemplo, 04,…) ou ? em substituição para indicar que não se conhece o dígito.
DiaFim	Dia de fim de produção	Admite 2 dígitos correspondendo a um dia válido (por exemplo, 23,…) ou ? em substituição para indicar que não se conhece o dígito.
AtribuidaFim	Indica se a data de fim está expressa no documento ou não.	Admite 0 quando a data está no documento ou 1 quando a data não se encontra expressamente no documento.
DimensaoUnidadeInformacional	Indicar a dimensão do nível de descrição	Campo de texto.
UnidadesFisicas	Pode fazer referência a uma ou mais Unidades Físicas onde se pode encontrar a Unidade Informacional.	Deverá ser preenchido com um (ou mais) identificador alfanumérico existente na tabela UnidadesFísicas do mesmo ficheiro ou então com uma referência a uma unidade física já existente no GISA, indicando o código GISA desta unidade física com o seguinte formato gisa_uf:PT-CMP/UF2011-123. No caso de ser mais do que uma Unidade Física, os valores separam-se por ;.
CotaDoc	Referência do documento na Unidade Física	Campo de texto (por exemplo: Doc 23, etc.). Este campo só faz sentido ser preenchido quando a unidade informacional se encontra numa única unidade física (ou seja, o campo anterior, UnidadesFisicas ser preenchido por um único valor). Caso haja mais que uma unidade física, este campo não será considerado.
HistoriaAdministrativa		Campo de texto.
HistoriaArquivistica		Campo de texto.
FonteAquisicaoOuTransferencia		Campo de texto.
TipoInformacional	Designação da tipologia informacional da unidade de descrição	Deve ser um termo autorizado de uma Tipologia informacional já existente no GISA (pe Acta).
DiplomaLegal	Indicar os diplomas legais pelos quais se rege o documento em questão.	Cada diploma legal indicado deverá existir como diploma no GISA. Para o caso de ser mais do que um diploma, estes separam-se por ;.
Modelo	Indicar os modelos pelos quais se rege a o documento em questão.	Cada modelo indicado deverá existir como modelo no GISA. Para o caso de ser mais do que um modelo, estes separam-se por ;.
ConteudoInformacional	Serve para descrever o conteúdo informacional do documento.	Campo de texto.
DestinoFinal	Permite indicar o destino final do documento.	Lista de valores admitidos: Conservação ou Eliminação.
Publicacao	Permite indicar se a descrição é pública ou não.	Lista de valores admitidos: 0 (não publicado) ou 1 (publicado).
``Incorporaçoes ``		Campo de texto.
TradicaoDocumental	Indicar um ou mais tipos de tradição documental.	Lista de valores admitidos: Cópia; Minuta; Original ou Resumo. Quando existe mais que um valor separar por ;.
Ordenaçao	Indicar um ou mais tipos de ordenação.	Lista de valores admitidos: Aleatória; Alfabética; Cronológica; Numérica ou Sistemática. Quando existe mais que um valor separar por ;.
CondicoesAcesso		Campo de texto.
CondicoesReproducao		Campo de texto.
Lingua	Admite a designação da língua (ou línguas) usada no documento, segundo a ISO 639.	Lista de códigos e línguas correspondentes: abk - Abkhazian; ace - Achinese; ach - Acoli; ada - Adangme; aar - Afar; afh - Afrihili; afr - Afrikaans; afa - Afro-Asiatic (Other); aka - Akan; akk - Akkadian; sqi - Albanian; ale - Aleut; alg - Algonquian languages; tut - Altaic (Other); amh - Amharic; apa - Apache languages; ara - Arabic; arg - Aragonese; arc - Aramaic; arp - Arapaho; arn - Araucanian; arw - Arawak; hye - Armenian; art - Artificial (Other); asm - Assamese; ast - Asturian; ath - Athapascan languages; aus - Australian languages; map - Austronesian (Other); ava - Avaric; ave - Avestan; awa - Awadhi; aym - Aymara; aze - Azerbaijani; ast - Bable; ban - Balinese; bat - Baltic (Other); bal - Baluchi; bam - Bambara; bai - Bamileke languages; bad - Banda; bnt - Bantu (Other); bas - Basa; bak - Bashkir; eus - Basque; btk - Batak (Indonesia); bej - Beja; bel - Belarusian; bem - Bemba; ben - Bengali; ber - Berber (Other); bho - Bhojpuri; bih - Bihari; bik - Bikol; bin - Bini; bis - Bislama; nob - Bokmål, Norwegian; bos - Bosnian; bra - Braj; bre - Breton; bug - Buginese; bul - Bulgarian; bua - Buriat; mya - Burmese; cad - Caddo; car - Carib; spa - Castilian; cat - Catalan; cau - Caucasian (Other); ceb - Cebuano; cel - Celtic (Other); cai - Central American Indian (Other); chg - Chagatai; cmc - Chamic languages; cha - Chamorro; che - Chechen; chr - Cherokee; nya - Chewa; chy - Cheyenne; chb - Chibcha; nya - Chichewa; zho - Chinese; chn - Chinook jargon; chp - Chipewyan; cho - Choctaw; zha - Chuang; chu - Church Slavic; chu - Church Slavonic; chk - Chuukese; chv - Chuvash; cop - Coptic; cor - Cornish; cos - Corsican; cre - Cree; mus - Creek; crp - Creoles and pidgins(Other); cpe - Creoles and pidgins, English-based (Other); cpf - Creoles and pidgins, French-based (Other); cpp - Creoles and pidgins, Portuguese-based (Other); hrv - Croatian; cus - Cushitic (Other); ces - Czech; dak - Dakota; dan - Danish; dar - Dargwa; day - Dayak; del - Delaware; din - Dinka; div - Divehi; doi - Dogri; dgr - Dogrib; dra - Dravidian (Other); dua - Duala; nld - Dutch; dum - Dutch, Middle (ca. 1050-1350); dyu - Dyula; dzo - Dzongkha; efi - Efik; egy - Egyptian (Ancient); eka - Ekajuk; elx - Elamite; eng - English; enm - English, Middle (1100-1500); ang - English, Old (ca.450-1100); epo - Esperanto; est - Estonian; ewe - Ewe; ewo - Ewondo; fan - Fang; fat - Fanti; fao - Faroese; fij - Fijian; fin - Finnish; fiu - Finno-Ugrian (Other); fon - Fon; fra - French; frm - French, Middle (ca.1400-1600); fro - French, Old (842-ca.1400); fry - Frisian; fur - Friulian; ful - Fulah; gaa - Ga; gla - Gaelic; glg - Gallegan; lug - Ganda; gay - Gayo; gba - Gbaya; gez - Geez; kat - Georgian; deu - German; nds - German, Lowgmh - German, Middle High (ca.1050-1500); goh - German, Old High (ca.750-1050); gem - Germanic (Other); kik - Gikuyu; gil - Gilbertese; gon - Gondi; gor - Gorontalo; got - Gothic; grb - Grebo; grc - Greek, Ancient (to 1453); ell - Greek, Modern (1453-); grn - Guarani; guj - Gujarati; gwi - Gwich´in; hai - Haida; hau - Hausa; haw - Hawaiian; heb - Hebrew; her - Herero; hil - Hiligaynon; him - Himachali; hin - Hindi; hmo - Hiri Motu; hit - Hittite; hmn - Hmong; hun - Hungarian; hup - Hupa; iba - Iban; isl - Icelandic; ido - Ido; ibo - Igbo; ijo - Ijo; ilo - Iloko; smn - Inari Sami; inc - Indic (Other); ine - Indo-European (Other); ind - Indonesian; inh - Ingush; ile - Interlingue; iku - Inuktitut; ipk - Inupiaq; ira - Iranian (Other); gle - Irish; mga - Irish, Middle (900-1200); sga - Irish, Old (to 900); iro - Iroquoian languages; ita - Italian; jpn - Japanese; jav - Javanese; jrb - Judeo-Arabic; jpr - Judeo-Persian; kbd - Kabardian; kab - Kabyle; kac - Kachin; kal - Kalaallisut; kam - Kamba; kan - Kannada; kau - Kanuri; kaa - Kara-Kalpak; kar - Karen; kas - Kashmiri; kaw - Kawi; kaz - Kazakh; kha - Khasi; khm - Khmer; khi - Khoisan (Other); kho - Khotanese; kik - Kikuyu; kmb - Kimbundu; kin - Kinyarwanda; kir - Kirghiz; kom - Komi; kon - Kongo; kok - Konkani; kor - Korean; kos - Kosraean; kpe - Kpelle; kro - Kru; kua - Kuanyama; kum - Kumyk; kur - Kurdish; kru - Kurukh; kut - Kutenai; kua - Kwanyama; lad - Ladino; lah - Lahnda; lam - Lamba; lao - Lao; lat - Latin; lav - Latvian; ltz - Letzeburgesch; lez - Lezghian; lim - Limburgan; lim - Limburger; lim - limburgish; lin - Lingala; lit - Lithuanian; nds - Low German; nds - Low Saxon; loz - Lozi; lub - Luba-Katanga; lua - Luba-Lulua; lui - Luiseno; smj - Lule Sami; lun - Lunda; luo - Luo (Kenya and Tanzania); ltz - Luxembourgish; lus - Lushai; mkd - Macedonian; mad - Madurese; mag - Magahi; mai - Maithili; mak - Makasar; mlg - Malagasy; msa - Malay; mal - Malayalam; mlt - Maltese; mnc - Manchu; mdr - Mandar; man - Mandingo; mni - Manipuri; mno - Manobo languages; glv - Manx; mri - Maori; mar - Marathi; chm - Mari; mah - Marshallese; mwr - Marwari; mas - Masai; myn - Mayan languages; men - Mende; mic - Micmac; min - Minangkabau; mis - Miscellaneous languages; moh - Mohawk; mol - Moldavian; mkh - Mon-Khmer (Other); lol - Mongo; mon - Mongolian; mos - Mossi; mul - Multiple languages; mun - Munda languages; nah - Nahuatl; nau - Nauru; nav - Navaho; nav - Navajo; nde - Ndebele, North; nbl - Ndebele, South; ndo - Ndonga; nap - Neapolitan; nep - Nepali; new - Newari; nia - Nias; nic - Niger-Kordofanian (Other); ssa - Nilo-Saharan (Other); niu - Niuean; non - Norse, Old; nai - North American Indian (Other); sme - Northern Sami; nde - North Ndebele; nor - Norwegian; nob - Norwegian Bokmål; nno - Norwegian Nynorsk; nub - Nubian languages; nym - Nyamwezi; nya - Nyanja; nyn - Nyankole; nno - Nynorsk, Norwegian; nyo - Nyoro; nzi - Nzima; oci - Occitan (post 1500); oji - Ojibwa; chu - Old Bulgarian; chu - Old Church Slavonic; chu - Old Slavonic; ori - Oriya; orm - Oromo; osa - Osage; oss - Ossetian; oss - Ossetic; oto - Otomian languages; pal - Pahlavi; pau - Palauan; pli - Pali; pam - Pampanga; pag - Pangasinan; pan - Panjabi; pap - Papiamento; paa - Papuan (Other); fas - Persian; peo - Persian, Old (ca.600-400); phi - Philippine (Other); phn - Phoenician; pon - Pohnpeian; pol - Polish; por - Portuguese; pra - Prakrit languages; oci - Provençal; pro - Provençal, Old (to 1500); pus - Pushto; que - Quechua; roh - Raeto-Romance; raj - Rajasthani; rap - Rapanui; rar - Rarotongan; qtz - Reserved for local user; roa - Romance (Other); ron - Romanian; rom - Romany; run - Rundi; rus - Russian; sal - Salishan languages; sam - Samaritan Aramaic; smi - Sami languages (Other); smo - Samoan; sad - Sandawe; sag - Sango; san - Sanskrit; sat - Santali; srd - Sardinian; sas - Sasak; nds - Saxon, Low; sco - Scots; gla - Scottish Gaelic; sel - Selkup; sem - Semitic (Other); srp - Serbian; srr - Serer; shn - Shan; sna - Shona; iii - Sichuan Yi; sid - Sidamo; sgn - Sign languages; bla - Siksika; snd - Sindhi; sin - Sinhalese; sit - Sino-Tibetan (Other); sio - Siouan languages; sms - Skolt Sami; den - Slave (Athapascan); sla - Slavic (Other); slk - Slovak; slv - Slovenian; sog - Sogdian; som - Somali; son - Songhai; snk - Soninke; wen - Sorbian languages; nso - Sotho, Northern; sot - Sotho, Southern; sai - South American Indian (Other); sma - Southern Sami; nbl - South Ndebele; spa - Spanish; suk - Sukuma; sux - Sumerian; sun - Sundanese; sus - Susu; swa - Swahili; ssw - Swati; swe - Swedish; syr - Syriac; tgl - Tagalog; tah - Tahitian; tai - Tai (Other); tgk - Tajik; tmh - Tamashek; tam - Tamil; tat - Tatar; tel - Telugu; ter - Tereno; tet - Tetum; tha - Thai; bod - Tibetan; tig - Tigre; tir - Tigrinya; tem - Timne; tiv - Tiv; tli - Tlingit; tpi - Tok Pisin; tkl - Tokelau; tog - Tonga (Nyasa); ton - Tonga (Tonga Islands); tsi - Tsimshian; tso - Tsonga; tsn - Tswana; tum - Tumbuka; tup - Tupi languages; tur - Turkish; ota - Turkish, Ottoman (1500-1928); tuk - Turkmen; tvl - Tuvalu; tyv - Tuvinian; twi - Twi; uga - Ugaritic; uig - Uighur; ukr - Ukrainian; umb - Umbundu; und - Undetermined; urd - Urdu; uzb - Uzbek; vai - Vai; ven - Venda; vie - Vietnamese; vol - Volapük; vot - Votic; wak - Wakashan languages; wal - Walamo; wln - Walloon; war - Waray; was - Washo; cym - Welsh; wol - Wolof; xho - Xhosa; sah - Yakut; yao - Yao; yap - Yapese; yid - Yiddish; yor - Yoruba; ypk - Yupik languages; znd - Zande; zap - Zapotec; zen - Zenaga; zha - Zhuang; zul - Zulu; zun – Zuni. Quando existe mais que um valor separar por ;.
Alfabeto	Admite a designação do alfabeto (ou alfabetos) usado no documento, segundo a ISO 15924.	Lista de códigos e correspondentes alfabetos: 919 - ::CodeAlpha Qt, Qat:: has no Name in ISO15924930 - (alias for Han + Hiragana + Katakana); 931 - (alias for Hangul + Han); 412 - (alias for Hiragana + Katakana); 160 - Arabic; 130 - Aramaic; 230 - Armenian; 151 - Avestan; 365 - Batak; 325 - Bengali; 550 - Blissymbols; 285 - Bopomofo; 300 - Brahmi (Ashoka); 570 - Braille; 367 - Buginese (Makassar); 372 - Buhid; 350 - Burmese; 358 - Cham; 445 - Cherokee syllabary; 291 - Cirth; 999 - Code for uncoded script; 998 - Code for undetermined script; 997 - Code for unwritten languages; 205 - Coptic; 105 - Cuneiform, Old Persian; 0 - Cuneiform, Sumero-Akkadian; 106 - Cuneiform, Ugaritic; 403 - Cypriote syllabary; 402 - Cypro-Minoan; 220 - Cyrillic; 250 - Deseret (Mormon); 315 - Devanagari (Nagari); 70 - Egyptian demotic; 60 - Egyptian hieratic; 50 - Egyptian hieroglyphs; 430 - Ethiopic; 210 - Etruscan and Oscan; 241 - Georgian (Mxedruli); 240 - Georgian (Xucuri); 225 - Glagolitic; 206 - Gothic; 200 - Greek; 320 - Gujarati; 310 - Gurmukhi; 500 - Han ideographs; 420 - Hangul; 371 - Hanunóo; 125 - Hebrew; 410 - Hiragana; 610 - Indus Valley; 360 - Javanese; 345 - Kannada; 357 - Karenni (Kayah Li); 411 - Katakana; 305 - Kharoshthi; 354 - Khmer; 295 - Klingon pIQaD; 175 - Kök Turki runic; 356 - Lao; 217 - Latin; 215 - Latin (Fraktur variant); 216 - Latin (Gaelic variant); 335 - Lepcha (Róng); 400 - Linear A; 401 - Linear B; 347 - Malayalam; 140 - Mandaean; 90 - Mayan hieroglyphs; 100 - Meroitic; 145 - Mongolian; 212 - Ogham; 221 - Old Church Slavonic; 176 - Old Hungarian runic; 227 - Old Permic; 327 - Oriya; 260 - Osmanya; 450 - Pahawh Hmong; 150 - Pahlavi; 600 - Phaistos Disk; 115 - Phoenician; 282 - Pollard Phonetic; 900 - Reserved for private use; 620 - Rongo-rongo; 211 - Runic (Germanic); 281 - Shavian (Shaw); 348 - Sinhala; 110 - South Arabian; 135 - Syriac; 370 - Tagalog; 373 - Tagbanwa; 346 - Tamil; 340 - Telugu; 290 - Tengwar; 170 - Thaana; 352 - Thai; 330 - Tibetan; 120 - Tifinagh; 440 - Unified Canadian Aboriginal Syllabics; 470 - Vai; 280 - Visible Speech; 460 – Yi. Quando existe mais que um valor separar por ;.
FormaSuporte	Preencher uma ou mais formas de suporte usadas.	Lista de valores admitidos: Folhas; Caderneta; Caderno; Livro; Fichas; Caixa; Maço; Pasta; Envelope; Rolo; Bobina; Cassete; Disco; Disquete ou Outra. Quando existe mais que um valor separar por ;.
MaterialSuporte	Preencher um ou mais materiais de suporte usados.	Lista de valores admitidos: Papel; Pergaminho; Película; Vidro; Metal; Tecido; Vinil; PVC; Tela; Pele ou Outro. Quando existe mais que um valor separar por ;.
TecnicaRegisto	Preencher uma ou mais técnicas de registo usadas.	Lista de valores admitidos: Manuscrito; Impresso; Gravura; Fotografia; Microfilme; Filme; Áudio; Audiovisual; Magnético; Óptico; Multimédia ou Outra. Quando existe mais que um valor separar por ;.
EstadoConservacao		Lista de valores admitidos: Bom; Mau ou Razoável.
InstrumentosPesquisa		Campo de texto.
ExistenciaOriginais		Campo de texto.
ExistenciaCopias		Campo de texto.
UnidadesDescricaoRelacionadas		Campo de texto.
NotaPublicacao		Campo de texto.
Notas		Campo de texto.
NotaArquivista		Campo de texto.
Regras	Regras ou convenções.	Campo de texto.
AutorDescricao	Nome do autor da descrição.	O nome deve existir no GISA como utilizador marcado como autor.
DataAutoria	Data de autoria do documento. Quando não indicada é assumida a data de registo.	A data deve seguir o seguinte formato: AAAAMMDD (por exemplo: 20110602).
Onomasticos	Permite a associação de termos de indexação do tipo Onomástico ao documento.	Admite um termo autorizado (ou uma lista de termos separados por ;), já registado no GISA como onomástico.
Ideograficos	Permite a associação de termos de indexação do tipo Ideográfico ao documento.	Admite um termo autorizado (ou uma lista de termos separados por ;), registado no GISA como ideográfico.
Geograficos	Permite a associação de termos de indexação do tipo Nome geográfico/Topónimo citadino ao documento.	Admite um termo autorizado (ou uma lista de termos separados por ;), registado no GISA como geográfico.