Ambiente de trabalho

O interface do GISA tem essencialmente as seguintes grandes áreas no ambiente de trabalho:

A: Seletor de módulos

B: Área de contexto

C: Área de detalhes

D: Barra de estado

E: Separadores vertical e horizontal

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Seletor de módulos

O Seletor de módulos permite fazer a seleção do módulo que se pretende utilizar, bastando clicar na categoria desejada e, a seguir, no módulo propriamente dito.

A organização dos módulos está feita da seguinte forma:

  • Controlo de autoridade
    • Entidade Produtora
    • Conteúdo
    • Tipologia Informacional
  • Unidades físicas
    • Descrição
    • Gestão de depósitos
    • Pesquisa
  • Unidades informacionais
  • Descrição
  • Requisições (A)
  • Devoluções (A)
  • Pesquisa
  • Objetos digitais
  • Fedora (A)
  • Monitorização de PDFs
  • Administração
  • Configuração global
  • Grupos de utilizadores (B)
  • Utilizadores (B)
  • Permissões por Módulo (B)
  • Permissões pelo Plano de Classificação (B)
  • Estatísticas
  • Permissões por Objeto Digital (A, B)

‘(A)’ Módulos opcionais ‘(B)’ Módulos inexistentes na versão monoposto

Alguns módulos acima poderão não estar disponíveis para alguns utilizadores, pois depende das permissões definidas para cada um.

Área de contexto

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A Área de contexto apresenta a lista de todos os registos relativos ao módulo selecionado e todas as ferramentas de navegação, criação, edição, remoção, impressão, etc..

Normalmente esta área é composta por:

A: Título do contexto - Indica qual a área de contexto que está selecionada.

B: Barra de ferramentas - Com todos os botões de comando necessários para gerir os objetos do módulo selecionado.

C: Área de seleção do contexto - Apresenta todos os registos relativos ao módulo selecionado, permitindo a escolha do registo que se pretende visualizar detalhadamente, editar ou apagar.

Barra de ferramentas

Ao parar o rato em cima de qualquer botão de comando das barras de ferramentas, aparece uma tooltip com uma pequena explicação do que esse botão faz quando se clica nele. Ao clicar num desses botões, ou se se dá início à operação sugerida ou então aparece uma lista pendente da qual se pode escolher uma operação das várias apresentadas. Consoante o contexto, alguns botões podem estar inativos e as opções, apresentadas nas listas pendentes, também.

Área de seleção do contexto

A Área de seleção do contexto apresenta a lista de registos existentes no módulo escolhido, permitindo a navegação com a ajuda de ordenações e filtros da lista, de forma a facilitar a seleção do registo pretendido, seja simplesmente para visualizar, alterar ou até mesmo apagar. As operações disponíveis na Barra de ferramentas e a informação apresentada na Área de detalhes, depende do registo selecionado.

A informação apresentada nesta área, dependendo do seu tipo, pode estar sob a forma de lista paginada, lista paginada com barra de navegação ou de hierarquia de níveis.

Área de detalhe

Esta área permite mostrar ou editar todos os dados relativos a um registo selecionado na Área de seleção de contexto. Na Área de detalhes são apresentados os formulários de preenchimento do módulo em questão, relativos ao elemento que estiver selecionado nesta área.

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A: Botões de navegação - Permitem navegar nos diferentes painéis de preenchimento.

B: Título da área de detalhe - Indica a zona onde se encontra.

C: Barra de ferramentas - Zona de botões de comando, caso existam.

D: Área de recolha - Área com campos que permitem a introdução, alteração ou visualização de dados.

A navegação entre painéis de preenchimento adjacentes pode ser feita através dos Botões de navegação. Para se “saltar” entre painéis não adjacentes, clicar no Título da área de detalhe para poder selecionar diretamente o painel que se pretende, através da seguinte janela:

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Barra de Estado

A barra de estado indica informações várias sobre a aplicação.

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A barra de estado, acima mostrada, é de uma versão cliente/servidor do GISA, pois não possui o botão de Autor de descrição na posição D.

A: Contexto - Esta zona dá indicação de qual é o registo que está selecionado na área de contexto. No caso de estar selecionado um registo do tipo: a) notícia de autoridade, aparece a forma autorizada desse registo de autoridade; b) unidade informacional, aparece a indicação do tipo de nível e o código de referência do nível dessa unidade; c) unidade física, mostra o código da unidade física.

B: Utilizador - Indicador do utilizador atual da aplicação.

C: Autor de descrição por omissão - Indicador do autor de descrição que está a ser associado, por omissão, aos registos efetuados pelo utilizador, nas diferentes áreas de recolha de dados, quando este não é referido explicitamente.

D: Autor de descrição - Permite escolher um Autor de descrição por omissão. No caso da versão monoposto, em que o módulo de Administração/Utilizadores não está disponível, este botão também permite criar ou remover autores de descrição.

E: Acerca de - Este botão permite visualizar uma janela que mostra algumas características da aplicação: versão, entidades responsáveis e bibliotecas utilizadas.

F: A guardar… - Indicador de quando os dados estão a ser guardados na base de dados.

G: Servidor de pesquisa - Indicador que mostra se o servidor de pesquisa está ou não ativo. Se estiver verde é porque está ativo, caso contrário, está vermelho e indica que o servidor não está a responder às pesquisas efetuadas pelo utilizador.

Autor de descrição por omissão

A existência de um Autor de descrição por omissão é útil quando o utilizador tem muitos registos a fazer de determinado autor, não necessitando referi-lo em cada registo que faça. O Autor de descrição por omissão, atribuído por cada utilizador, mantém-se de sessão para sessão.

Autor de descrição

O autor de uma descrição arquivística existe na medida em que o utilizador que regista as descrições pode não ser o autor das mesmas.

O botão Autor de descrição apresentado na barra de estado de uma versão cliente/servidor, permite atribuir ou alterar o Autor de descrição por omissão. Ao clicar neste botão abre-se a seguinte janela:

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Os autores que aparecem na lista de autores, para preencher o campo Autor são criados no módulo Utilizadores da Administração. A atribuição ou alteração de um autor por omissão é feita escolhendo um autor da lista de autores existentes no sistema e clicando no botão Ok.

O autor escolhido é apresentado na área Autor de descrição por omissão(C).

Para o caso da versão monoposto, ver detalhes na subsecção seguinte Autores de descrição na versão monoposto.

Autores de descrição na versão monoposto

Na versão monoposto do GISA, como não existe o módulo Utilizadores na Administração, os autores de descrição são criados, editados e removidos, ao clicar no botão Autor de descrição existente na barra de estado. A janela apresentada é a seguinte:

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A: Criar autor - Botão que permite criar ou editar um autor de descrição.

B: Remover autor - Botão que permite remover o autor de descrição selecionado na Lista de autores de descrição.

C: Lista de autores de descrição - Mostra o nome completo dos autores de descrição criados e se cada um está ativo ou não.

D: Detalhes de um autor de descrição - Área de introdução de dados relativos ao autor de descrição selecionado na Lista de autores de descrição.

Para criar um autor de descrição, clicar no botão Criar autor e preencher os campos da área Detalhe de um autor de descrição:

  • Nome, com o nome do autor de descrição que se pretende criar.
  • Nome completo, com o nome completo do autor de descrição que se pretende criar.
  • Autoridade ativa, deve ter um visto na caixa de verificação se o autor de descrição está no ativo. A partir do momento que deixe de estar no ativo, deve retirar-se o visto para o autor deixar de aparecer nas listas de autores que ajudam a preencher os campos nas áreas de recolha de informação. Por fim clicar no botão Aceitar.

Para se editar um autor de descrição, selecionar o autor da Lista de autores de descrição e alterar na zona de Detalhe de um autor de descrição, conforme o pretendido. Por fim, clicar no botão Aceitar.

Para remover um autor de descrição, selecionar o autor na Lista de autores de descrição e clicar no botão Remover autor. Este só será eliminado, se ainda não tiver sido usado como autor no registo de alguma descrição. Por fim, clicar no botão Aceitar.

Acerca de

Um duplo clique no botão Acerca de, mostra a seguinte janela:

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Esta janela mostra algumas características da aplicação, nomeadamente, qual a versão, quais as entidades responsáveis e as bibliotecas utilizadas pelo executável da aplicação.

Separadores vertical e horizontal

Estes dois separadores, vertical e horizontal, que dividem a janela principal em três áreas, permitem ajustar a dimensão dessas áreas. Para isso, posicionar o cursor em cima do separador e quando este tiver assumido outra forma, premir o botão do lado esquerdo do rato e manter pressionado enquanto se arrasta até à posição pretendida.

Listas paginadas

Em vários pontos da aplicação aparecem listas paginadas, onde são apresentados os elementos de uma página de cada vez. Cada página possui um determinado número de elementos, o qual poderá ser configurado no módulo Configuração global da Administração. No lado direito da lista, aparecem os botões que permitem a navegação para outra página da lista.

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A: Página anterior - Botão que permite mostrar a página anterior. Quando é apresentada a primeira página, este botão encontra-se inibido.

B: Página atual - Caixa de texto que indica a página atual. Permite mostrar uma determinada página, sem ter de ser a anterior e a posterior, ao colocar o número da página pretendido, premindo Enter de seguida.

C: Página seguinte - Botão que permite mostrar a página seguinte. Na última página, este botão encontra-se inibido.

As listas paginadas podem ser filtradas de forma a encontrar mais rapidamente os elementos pretendidos. Consultar a secção Filtros para uma explicação mais detalhada de como filtrar dados.

O GISA possui algumas listas que permitem ser ordenadas pelas diferentes colunas. Para mais detalhes de como ordenar estas listas consultar a secção Ordenação de listas desta página.

Listas paginadas com barra de navegação

As listas paginadas com barra de navegação são usadas em certos pontos da aplicação onde a informação tem uma estrutura hierárquica, permitindo navegar pelos níveis da hierarquia.

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A: Barra de navegação - A barra de navegação mostra o caminho entre o nível selecionado e o topo. Cada nível deste caminho é uma hiperligação que permite o posicionamento direto nesse ponto do caminho.

B: Lista paginada - Lista paginada com elementos subjacentes ao nível selecionado na barra de navegação.

C: Nível de topo - Nível de topo da hierarquia, ou seja, a entidade produtora à qual pertence a informação pretendida.

D: Nível atual - Nível da hierarquia atualmente selecionado.

A Barra de navegação apresenta todos os níveis que constituem o caminho entre o Nível de topo e o Nível atual. A Lista paginada mostra os níveis subjacentes ao nível selecionado na Barra de navegação.

Para se posicionar num nível hierarquicamente inferior a um nível da Lista paginada, basta dar duplo clique sobre ele. A Barra de navegação é atualizada com a adição desse nível ao caminho, passando a ser o Nível atual e a Lista paginada passa a mostrar os seus subníveis.

A Barra de navegação pode apresentar o seguinte aspeto quando o caminho entre o Nível atual e o Nível de topo é grande:

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A: Mostrar caminho mais à esquerda - Botão que mostra o caminho mais à esquerda.

B: Mostrar caminho mais à direita - Botão que mostra o caminho mais à direita.

C: Nível superior - Botão que permite posicionar no nível imediatamente superior do caminho mostrado.

Para se posicionar num nível hierarquicamente superior ao Nível atual, usar o botão Nível superior, permitindo subir para o nível imediatamente superior, ou então, usar as hiperligações mostradas na barra de navegação, podendo subir diretamente para qualquer nível do caminho. A Barra de navegação é atualizada com o nível novo e consequentemente a Lista paginada com os seus subníveis.

Quando o caminho na barra de navegação não é completamente visível, podem usar-se os botões Mostrar caminho mais à esquerda e Mostrar caminho mais à direita para se poder visualizar mais à esquerda ou mais à direita.

A navegação na lista paginada é feita tal como explicado na secção Listas paginadas desta página.

Hierarquia de níveis

Em vários pontos da aplicação aparecem hierarquias de níveis, cuja navegação se processa sempre da mesma forma.

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Neste caso, a navegação pelos elementos é feita de uma forma hierárquica. Expandir um nodo, clicando no sinal +, permite visualizar os seus nodos subjacentes. Colapsar um nodo, clicando no sinal -, permite esconder os seus nodos subjacentes.

Filtros

No GISA existem filtros em vários tipos de listas para ajudar a selecionar elementos dessas listas. Para se filtrar elementos de uma lista, clicar no botão Filtrar dados de uma barra de ferramentas. Por exemplo,

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A: Filtrar dados - Botão de filtragem de dados em posição off.

Ao pressionar o botão Filtrar dados, este fica em posição on e é apresentada a Área de filtragem, onde se colocam critérios.

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A: Filtrar dados - Botão de filtragem de dados em posição on.

B: Área de filtragem - Os campos de filtragem desta área, variam com o tipo de lista onde vão atuar.

Para limitar o número de elementos da lista, colocar os critérios de filtragem pretendidos e clicar no botão Aplicar (ou pressionar a tecla Enter) . Para se voltar a mostrar todos os elementos da lista, apagar os critérios introduzidos e clicar no botão Aplicar.

Para esconder esta Área de filtragem basta clicar novamente no botão Filtrar dados da barra de ferramentas. Deve ter-se em conta que, ao esconder a Área de filtragem, o critério de filtragem estabelecido permanece enquanto não se mudar para outra Área de Contexto.

Embora os campos de filtragem possam variar em função do tipo de lista, o princípio de uso do filtro é exatamente o mesmo. O filtro apresentado anteriormente filtra listas de entidades produtoras, apresentando somente as validadas e as não validadas cuja designação começa por dep.

Neste caso específico, para limitar as entidades produtoras a apresentar na lista, podem usar-se os seguintes campos como critério de pesquisa:

  • Designação - Este campo permite limitar a apresentação das entidades produtoras, cujos termos autorizados, paralelos e outros, obedeçam à expressão indicada.
  • Notícia de autoridade - Neste caso só tem um tipo possível, ou

seja, Entidade Produtora.

  • Validado - A caixa de verificação Validado tem três estados: a) sem visto, só visualiza os registos no controlo de autoridade não validados; b) com visto a preto, só visualiza os registos no controlo de autoridade validados e c) com o visto a cinzento (caso por omissão), visualiza quer os validados quer os não validados.

A expressão de pesquisa deve coincidir com o campo de texto que se pretende recuperar, podendo, no entanto, usar-se alguns caracteres especiais:

  • %, representando qualquer combinação de caracteres e
  • _, representando um único caracter qualquer.

A pesquisa através dos filtros não é sensível a maiúsculas nem a diacríticos.

Por exemplo, %administracao% no critério, mostra todos os registos cuja designação contenha a palavra administração, podendo recuperar Conselho de Administração, Relatório da Administração Central, etc..

Por exemplo, Lui_ Morgado, permite filtrar todos elementos com essa designação em que o caracter _ pode ser substituído por qualquer caracter. Então, tanto pode recuperar Luís Morgado como Luiz Morgado.

Ordenação de listas

O GISA tem algumas listas paginadas onde é possível ordenar os elementos pelas colunas, conforme pretendido.

Por exemplo, a lista de resultados de uma pesquisa:

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Para ordenar a lista por ordem crescente da coluna Título basta clicar em cima do cabeçalho dessa coluna. Se se pretender definir um segundo critério de ordenação, basta clicar em cima do cabeçalho da coluna coorespondente. No cabeçalho das colunas ordenadas aparecem números indicando a ordem dos critérios de ordenação escolhidos e triângulos indicando o tipo de ordem dos elementos da coluna:

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Caso se pretenda alterar de ordem ascendente para descendente (e vice-versa) basta clicar novamente na coluna escolhida como critério. Por exemplo na imagem anterior, a coluna Título está por ordem crescente, se se clicar novamente nessa coluna, passa a ordem decrescente e o triângulo muda de direção:

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Para limpar os critérios de ordenação, clicar no cabeçalho da lista paginada com o botão direito do rato.