Permissões pelo Plano de Classificação

O módulo Permissões pelo Plano de Classificação na área de Administração permite definir o tipo de acesso dos utilizadores aos níveis de descrição da estrutura hierárquica. Esta definição pode ser feita diretamente para cada utilizador ou para um grupo de utilizadores, afetando as permissões dos utilizadores que lhe estão associados. A definição de permissões dos utilizadores sobre os níveis deve ter em conta não só os níveis existentes, como também os níveis que poderão a vir ser criados.

A: Ver níveis documentais - Botão que permite mudar da vista estrutural para a documental e vice-versa, para se poder selecionar o nível pretendido.

B: Filtrar dados - Botão que permite filtrar na vista documental, os níveis documentais pelo Título, Identificador, Código parcial ou Conteúdo.

C:`` Área de seleção de um nível`` - Permite a navegação na estrutura arquivística de forma a selecionar o nível pretendido.

D: Operador - Permite selecionar o utilizador ou grupo de utilizadores aos quais afetar as permissões.

E: Filtro - Permite listar os níveis sobre os quais se pretende atribuir as permissões.

F: Lista de Permissões Atribuídas - Painel que permite visualizar e atribuir as permissões sobre todas as operações a efetuar sobre os níveis selecionados.

G: Localização na estrutura arquivística - Permite listar os caminhos do nível selecionado até ao topo.

Na área de contexto deve ser selecionado o nível da estrutura arquivística e também o utilizador ou grupo de utilizadores sobre os quais se pretendem definir as permissões.

Atribuição de permissões a níveis

Com um nível de descrição selecionado na área de contexto, a definição das permissões sobre níveis pode ser feita na Lista de Permissões Atribuídas, escolhendo a opção de filtragem pretendida:

• Próprio - quando só se pretende definir permissões no nível selecionado na área de contexto.

* Todos documentais - quando se pretende definir permissões em níveis documentais de topo da estrutura documental. Ou seja, quando na área de contexto está um nível orgânico selecionado, este filtro permite apresentar todos os níveis documentais diretamente relacionados com esse nível ou com outro qualquer orgânico que seja subordinado, direta ou indiretamente, ao selecionado.

• Todos - quando se pretende definir permissões no nível selecionado e em todos os níveis (orgânicos e documentais) hierarquicamente (direta ou indiretamente) subjacentes a esse.

Dado que a Lista de permissões atribuídas pode ser extensa, pode utilizar-se o título ou o nível de descrição para se poder limitar o universo de níveis sobre os quais se pretende definir as permissões.

Para alterar o tipo de permissão atribuída a uma operação, seleciona-se a linha do nível e na coluna correspondente à operação clica-se até se obter o valor pretendido.

Se as permissões a atribuir são iguais para um conjunto de níveis de descrição, estas poderão ser atribuídas ao mesmo tempo, desde que na mesma página. Quando esse conjunto de níveis é grande (distribuindo-se por mais que uma página), é conveniente aumentar o número de elementos mostrados por página (ver Configuração global) de forma a reduzir o número de páginas, tornando o processo de atribuição mais rápido. Uma vez feita a seleção múltipla dos níveis pretendidos, clicar no botão direito do rato para se poder atribuir as permissões:

Escolher para cada operação o valor pretendido e de seguida clicar no botão Confirmar para estabelecer as permissões definidas nos níveis selecionados. É possível escolher os seguintes valores: Sim, Não ou vazio. Quando se escolhe o valor vazio, a permissão deve voltar à permissão implícita que o nível possuía, estabelecida por omissão ou como resultado de um cálculo.

Quando se pretende definir permissões em bloco, deve-se ter em conta as regras de Cálculo de permissões. Ou seja, quando se definem:

• permissões em grupos de utilizadores, as permissões dos utilizadores pertencentes a esses grupos podem ser afetadas com novos valores desde que não tenham valores explícitos.
• permissões de acesso a um nível documental (série, subsérie e documento), todos os níveis hierarquicamente inferiores assumem as permissões do nível acima, desde que não tenham nenhuma permissão explícita.