Conceitos gerais

A grande missão de um Arquivo é facilitar o acesso à informação que está sob a sua guarda, tendo que para isso, organizar, descrever, avaliar e preservar os documentos. Os documentos deverão ser tratados não só na sua dimensão física, necessária para a preservação, organização e localização no depósito ou repositório digital, mas também na sua dimensão intelectual, de forma a recuperar e divulgar a informação, constituindo uma base rica em conhecimento. O GISA é uma ferramenta que ajuda o arquivista nas suas atividades.

Neste universo, antes de utilizar o GISA, é importante apresentar algumas definições e o tipo de abordagens escolhidas.

Unidades informacionais, unidades físicas e objetos digitais

Um documento no GISA é qualquer tipo de suporte, papel ou digital, que transporte em si conteúdo que constitua elemento de prova ou de informação. Um documento pode ser simples ou composto (processo), quando constituído por vários documentos simples.

Em termos de GISA, existem registos de descrição arquivística de documentos ou de grupos de documentos, os quais são denominados por unidades informacionais. Como cada unidade informacional pode representar um ou mais documentos, torna-se possível uma descrição arquivística multinível.

O suporte de documentos, dependendo do tipo, é representado por unidades físicas ou objetos digitais. As unidades físicas possuem meta-informação relativa às características físicas, permitindo a localização dos documentos em depósito. Os objetos digitais possuem os ficheiros correspondentes a documentos e meta-informação, descritiva e estrutural para se poder aceder facilmente ao documento digital.

A associação entre unidades informacionais e as repetivas “existências”, unidades físicas e/ou objetos digitais, é possível em todas as variantes que possam existir, conseguindo, por exemplo, representar um processo de obra em 3 pastas, um livro com N documentos, uma série de livros digitalizados…

Plano de classificação

O plano de Classificação é um instrumento de gestão que organiza de forma hierarárquica, num plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada. A organização da informação é de enorme importância e prioridade pois facilita as atividades com ela relacionadas, nomeadamente, a identificação, a localização, a avaliação e a consulta.

O GISA possui uma abordagem sistémica do plano de classificação, ou seja, reúne os documentos em classes que pertençam a um mesmo produtor na organização. Assim, será necessário o desenho da estrutura orgânica-funcional da organização, a qual fornecerá o contexto produtor dos documentos. Todos os documentos, que correspondem ao exercício de uma determinada função ou atividade, serão agrupados em séries ou subséries, constituindo a estrutura documental. Assim, o plano de classificação do GISA segue uma estrutura arquivística semanticamente mais rica que uma simples estrutura hierárquica em árvore, constituída por:

  • um nível de topo do tipo Entidade detentora, ou seja, a entidade que faz a custódia dos documentos que se pretendem gerir. Hierarquicamente abaixo, também podem existir níveis do tipo Grupo de arquivos.
  • uma estrutura orgânico-funcional, em que cada unidade orgânico-funcional pode estar relacionada com outras, através de relações hierárquicas, associativas, familiares ou temporais previstas na norma internacional ISAAR(CPF)Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, adotada pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1996. A descrição das unidades orgânicas, enquanto entidades produtoras de informação, é feita segundo a mesma norma. O GISA suporta a representação da evolução da estrutura orgânica ao longo do tempo. A unidade orgânica de topo, do tipo Arquivo, deverá estar relacionada com algum grupo de arquivo se existir, senão com a entidade detentora à qual pertence.
  • uma estrutura documental, esta sim, uma estrutura hieráquica em árvore, cujo topo será subjacente a uma ou mais unidades orgânicas produtoras da respetiva informação. O GISA suporta séries documentais contínuas, que, embora produzidas por diferentes produtores ao longo do tempo, permanecem.

Descrição arquivística multinível

A descrição arquivística no GISA está de acordo com a ISAD(G)Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, adotada pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994. Todos os níveis da estrutura arquivística, exceto as entidades detentoras e grupos de arquivo, são passíveis de descrição.

Uma descrição multinível é feita do geral para o particular, em que o nível de topo da hierarquia representa o conjunto de todos os documentos pertencentes a um arquivo e cada nível inferior, subconjuntos de documentos ou documentos. Quanto maior o nível de profundidade nas descrições e maior o detalhe com que cada uma é feita, melhores serão os resultados de pesquisas. Assim, o nível de descrição ideal seria o correspondente ao documento simples, o qual na prática nem sempre é usado devido ao grau de esforço que isso implica.

Pontos de acesso controlados

O GISA possibilita a criação de uma linguagem controlada para estabelecer, de uma forma normalizada, a identidade e a designação autorizada de pontos de acesso às unidades de descrição documentais, considerando os seguintes tipos de notícias de autoridade:

  • Entidade Produtora - quando referida na unidade de descrição indica que a produziu. As unidades orgânicas relacionadas entre si constituem a(s) estrutura(s) orgânica(s).
  • Conteúdo - podem ser to tipo Ideográfico, Onomástico ou Nome geográfico ou topónimo citadino e quando indexados a uma unidade de descrição indicam assuntos referidos no seu conteúdo. Estes termos relacionados entre si constituem um tesauro.
  • Tipologias Informacionais - indicam a tipologia da unidade de descrição.

Com base nestes registos de autoridade controlados, e nas relações entre eles, é possível criarem-se as estruturas orgânicas ao longo do tempo de forma a constituir um plano de classificação, estruturas de tesauros poderosos na organização e pesquisa da informação.

Um registo de autoridade é caracterizado por um tipo de notícia de autoridade e por um termo pelo qual normalmente é designado, constituindo a forma autorizada, ou seja, na lista de registos de autoridade do GISA, este par deve ser único.

De acordo com o que foi dito, é possível ter dois registos autoridade diferentes com a mesma forma autorizada, desde que com notícias de autoridade diferentes. Por exemplo, o termo Departamento de Física, pode ser uma forma autorizada do tipo Entidade produtora e ao mesmo tempo, uma forma autorizada do tipo Ideográfico. São dois registos de autoridade diferentes, utilizados para fins diferentes. No primeiro caso, quando associado a uma unidade informacional, indica qual o seu produtor, e no segundo, quando indexado a uma unidade informacional refere-se ao conteúdo dessa unidade.

Duas pessoas diferentes, dois conceitos diferentes, dois locais diferentes etc., com a mesma forma autorizada, deverão ser duas entradas diferentes no registo de autoridade. Para isso, terá de se adicionar à forma autorizada um qualificador para distinguir, o qual poderá estar entre parêntesis e conter a data de nascimento, a profissão, o país, etc.. Por exemplo, duas pessoas diferentes com o mesmo nome, António Martins Santos, são dois registos de autoridade diferentes com a mesma forma autorizada, tendo de usar por exemplo como qualificador o BI, passando a haver 2 entradas: António Martins Santos (B.I. 3820548) e António Martins Santos (B.I. 8198391).

Opcionalmente, um registo de autoridade também pode ser constituído por outras formas não autorizadas. Por exemplo, os termos carro, automóvel e viatura, sendo sinónimos, deverão constituir uma única entrada no registo de autoridade, escolhendo um deles como forma autorizada e os restantes como outras formas do nome.

Os registos de autoridade podem estar relacionados com outros registos de autoridade através de relações hierárquicas ou associativas. Como exemplo de relações, o registo de autoridade Américo Rui Pinto Ferreira Valente, do tipo Onomástico, pode estar hierarquicamente relacionado com dois registos de autoridade mais genéricos, Aluno e Pessoal docente, ambos Ideográficos.

Avaliação de documentos

Uma das funcionalidades do GISA é a avaliação e triagem dos documentos. Esta operação arquivística tem especial interesse se o universo de documentos a descrever abrange documentos ainda com utilidade administrativa. No GISA, a avaliação pode ser feita de acordo com um enquadramento legal, estabelecido por portaria, ou através de uma abordagem sistémica, com vários critérios de ponderação, permitindo eliminar com segurança toda a informação irrelevante ou redundante. É possível a criação de autos de eliminação, como resultado da operação de avaliação.

Disseminação da informação

O GISA Internet permite disseminar a informação registada no GISA, definida como pública. Esta informação está pesquisável na web e ao mesmo tempo é apresentada através de vários pontos de acesso, possibilitando uma navegação entre informação relacionada.

Exemplos:

Pesquisa de informação

A pesquisa num Arquivo é essencialmente originada pela necessidade de aceder a determinada informação. A resposta pode ser dada pelo GISA (ver em detalhe a pagina Pesquisa de Unidades Informacionais via aplicação ) se esta informação estiver representada no sistema, através das unidades informacionais:

  • se a informação pretendida se encontra num documento em Depósito, deverá ser fornecida a cota de forma a permitir uma localização rápida.
  • se esse documento já estiver em formato digital, deveria ser possível visualizá-lo, desde que não haja restrições ao seu acesso.

Pode também existir a necessidade de, para efeitos de serviço interno do Arquivo, ter como objeto de pesquisa, as unidades físicas registadas no GISA, sem ter preocupações de acesso a informação. O GISA também disponibiliza este tipo de pesquisa, detalhada na página Pesquisa de Unidades físicas via aplicação.

O GISA permite recuperar informação tanto via posto de trabalho com permissões para tal, como via Web por qualquer pessoa. Enquanto que o universo de pesquisa via posto de trabalho GISA depende das permissões atribuídas ao utilizador que iniciou a sessão, via sítio Web, será toda a informação definida como pública.

A informação pode ser consultada utilizando critérios de complexidade variada. Numa modalidade de Pesquisa Simples, qualquer expressão será usada para recuperar informação em qualquer campo de descrição. Numa modalidade de Pesquisa Avançada, é possível combinar vários critérios de pesquisa.

Relatórios

O GISA possibilita a criação de vários tipos de listagens, resumidas ou detalhadas, em formato PDF ou RTF, nomeadamente relatórios de notícias de autoridade, relatórios de unidades físicas, catálogos, inventários, autos de eliminação e também relatórios configuráveis sobre os resultados das pesquisas.

Estatísticas

Os dados estatísticos sobre os registos de descrições são apresentados, em termos totais ou por utilizador num período de tempo pretendido, permitindo um controlo de desempenho das operações arquivísticas que usam o GISA como ferramenta.

Interoperabilidade

Existem funcionalidades de interoperabilidade associadas ao GISA via:

  • EAD ( Encoded Archival Description) - com a obtenção para ficheiro das descrições arquivísticas feitas no GISA, neste formato internacional normalizado.
  • OAI-PMH ( Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), disponibilizando as descrições de documentos, existentes no GISA e assinaladas como públicas, de forma a poderem ser utilizadas por servidores agregadores de informação que reconheçam este tipo de protocolo, nomeadamente o Portal Português de Arquivos e a EUROPEANA.
  • Importação para o GISA de dados existentes no ficheiro Excel, desde que obedeçam a um formato específico. == Gestão de utilizadores e permissões ==

Como em qualquer sistema multi-utilizador, cada utilizador GISA é identificado individualmente através do nome e palavra-chave. O seu perfil pode ser definido individualmente ou através de grupos, previamente criados para determinado perfil de utilização, ao qual pertence.

A gestão de permissões é necessária quando existem utilizadores com responsabilidades e competências distintas. As permissões são dadas a um utilizador ou grupo de utilizadores, podendo ou não efetuar operações sobre recursos existentes na aplicação.

Os valores possíveis para as permissões são:

  • Sim - para dar acesso, ou
  • Não - para limitar o acesso.

Existem três diferentes recursos da aplicação, cujas operações deverão estar ou não acessíveis, dependendo do utilizador:

  • Módulos - é onde se define a possibilidade ou não de criar, alterar, remover ou visualizar registos em determinada área da aplicação. Por exemplo, definir só permissões de leitura na área de Controlo de Autoridade, ou permissões totais na Descrição de Unidades físicas, etc..
  • Níveis - é possível controlar o tipo de acesso (criação, alteração, remoção e visualização) a cada nível de descrição da estrutura arquivística existente. Por exemplo, um utilizador só poder visualizar e expandir determinado nível de descrição, sem poder editar, apagar ou criar nível subjacente.
  • Objetos digitais - é possível controlar o tipo de acesso (escrita e visualização) a cada objeto digital de forma independente do acesso à unidade de descrição correspondente. Assim, qualquer utilizador com acesso a uma descrição de um documento, pode não ter acesso ao documento digital ou então ter acesso, total (a todos os objetos digitais) ou parcial (a parte dos objetos digitais).

Em ambiente monoposto o GISA admite um único utilizador com permissões totais.

Quando se cria um utilizador, um nível de descrição ou um objeto digital, o sistema atribui automaticamente permissões por omissão. São valores implícitos e representam-se em itálico. Estes valores podem ser alterados explicitamente pelo utilizador ou alterados implicitamente, sendo o resultado de cálculo de permissões. Esta distinção de valores é importante nos cálculos de permissões, pois um valor explícito prevalece sobre um valor implícito. Os valores das permissões por omissão de um utilizador, sobre um nível ou objeto por ele criado, são excecionalmente Sim explícitos, uma vez que ele deve ser o proprietário do nível e só perder essa prevalência de forma explícita por algum utilizador com permissão para tal.

Gestão de Requisições/Devoluções

Este módulo permite controlar as saídas de documentos do Arquivo, registando as requisições e as devoluções de documentos existentes no GISA.

Gestão de Depósitos

Este módulo fornece a taxa de ocupação de um depósito com a gestão das existências nesse depósito, controlando as entradas das unidades físicas e os abates das mesmas.

A taxa de ocupação de um depósito tem em conta os metros lineares totais das estantes e a soma das larguras das unidades físicas nelas guardadas. Quando os registos de unidades físicas no GISA não têm dados nas dimensões, usa-se para dar uma estimativa de ocupação em prateleira, a média das larguras dos registos com dimensões.

Repositório Digital

Com a atual tendência das organizações para a desmaterialização, através da digitalização em massa de documentos em suporte papel e a produção de novos documentos em formato digital, começam a surgir preocupações de armazenamento e acesso relativos a estes conteúdos, e também a necessidade de garantir a sua manutenção, segurança e preservação a longo prazo. Para isso, deverá existir um Repositório Digital que reúna determinadas características, armazenando não só o conteúdo digital como também um conjunto de metadados que o descreva sobre várias perspetivas.

O GISA, na sua base, é uma ferramenta de gestão de meta-informação descritiva de documentos, sendo possível associar imagens a qualquer nível de descrição da estrutura documental (série ou documento), referenciando-as quer via caminho de rede, quando se encontram num sistema de ficheiros, quer via URL, quando se encontram num servidor web. O GISA-MOD - Módulo de Objetos Digitais do GISA é inspirado no modelo de referência `Open Archival Information System <http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Archival_Information_System>`__ (OAIS), do Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), o qual representa um esquema conceptual que disciplina e orienta um sistema para a preservação e manutenção do acesso à informação digital a longo prazo. Este módulo assenta no repositório digital open source FedoraCommons e tem como responsabilidade o armazenamento, manutenção e disponibilização dos objetos digitais, fornecendo:

  • apoio à construção de objetos digitais para submissão, de forma adequada, ao Repositório Digital. Cada objeto digital inclui referências a ficheiros matriz de conteúdo digital ou a outros objetos digitais e também metadados descritivos e estruturais.

* integração com o GISA, permitindo a associação de cada objeto digital a uma unidade de descrição documental GISA, de forma a usar a meta-informação descritiva e estrutural (título, tipologia informacional e termos de indexação).

  • estruturação dos objetos digitais, pois quando uma unidade de descrição tem vários objetos digitais simples, estes podem estar estruturados de forma a constituir um único objeto digital composto. Os objetos digitais compostos referenciam os objetos digitais simples e estes por sua vez referenciam as imagens.

* visualização dos documentos em formato PDF e com qualidade ajustável. É apresentado um PDF com as imagens que constituem cada objeto digital, sendo possível escolher entre quatro resoluções (Mínima, Baixa, Média, Alta). Por omissão, está selecionada a resolução Baixa.

  • visualização flexível do documento em um ou mais PDFs, conforme a conveniência. Para um documento com vários objetos digitais simples, sem constituirem objeto digital composto, a sua visualização é feita através de vários PDFs . Quando os objetos digitais simples constituem um objeto digital composto, a visualização do documento é feita através de um único PDF, cujos marcadores são os títulos destes objetos digitais simples, referenciando a primeira imagem de cada um.

* permissões de leitura e escrita sobre cada objeto digital simples. As permissões de um objeto digital composto, são a conjunção das permissões dos seus objetos digitais simples. Isto é, um PDF de um objeto digital composto só pode apresentar imagens relativas aos seus objetos digitais simples com permissão de leitura, ignorando todos os que não tenham permissão.

  • versionamento de cada objeto digital, mostrando a evolução deste, desde a sua criação. Ficam registadas todas alterações que foram efetuadas, quando e por quem.

Os ficheiros de imagens a guardar no Repositório Digital, deverão residir num disco adequado e convenientemente dimensionado e serem disponibilizados ao utilizador os URLs de cada um, para que estes possam ser referenciados no processo de criação de objetos digitais.