Pesquisa de Unidades Informacionais via aplicação

A pesquisa de unidades informacionais, pertencentes à estrutura documental, é feita no módulo de Pesquisa da área de Unidades informacionais.

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A: Pesquisar - Botão que pesquisa a informação tendo em conta os critérios de pesquisa.

B: Limpar critérios de pesquisa - Botão que apaga todos os critérios de pesquisa definidos.

C: Modo pesquisa simples - Botão que mostra o painel que permite efetuar pesquisas simples. Nesse painel aparece na mesma posição o botão Modo pesquisa avançada que permite voltar a este quando se pretende efetuar pesquisas mais avançadas.

D: Ajuda Rápida - Botão que mostra texto de ajuda na construção de expressões de pesquisa.

E: Critérios de pesquisa - Área de definição dos critérios de pesquisa.

F: Resultados de pesquisa - Área de apresentação dos resultados da pesquisa.

Para efetuar qualquer tipo de pesquisa, primeiro, especificar o critério de pesquisa pretendido, e a seguir, clicar no botão Pesquisar da barra de ferramentas ou pressionar a tecla Enter, que a lista de resultados é apresentada no painel em baixo. A lista de resultados é constituída por unidades informacionais, pertencentes à estrutura documental, as quais podem ser do tipo Série, Subsérie, Documento/Processo ou documento subordinado/Ato informacional.

Com os vários botões apresentados na barra de ferramentas, deste painel de resultados, é possível gerar relatórios, visualizar os detalhes de descrição ou até mesmo aceder ao documento digital (original ou cópia) da unidade informacional selecionada na lista de resultados.

Modos de pesquisa simples e avançada

O modo de pesquisa simples é o apresentado quando se entra na área de pesquisa de unidades informacionais. Existem dois modos de pesquisa de informação com diferente grau de complexidade e de precisão nos resultados:

  • pesquisa simples, em que a procura da expressão de pesquisa é feita em todos os campos de descrição, dando resultados mais abrangentes (com mais ruído).

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  • pesquisa avançada, em que a procura da expressão de pesquisa é feita em campos específicos de descrição, podendo devolver resultados mais precisos.

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É possível alternar entre os dois modos de pesquisa através dos botões Modo pesquisa avançada e Modo de pesquisa simples.

Critérios de pesquisa avançada

Na pesquisa avançada, existem dois tipos de critérios: Descrição e Estrutura.

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A: Descrição - Neste painel define-se o critério de pesquisa, colocando-se expressões de pesquisa nos diferentes campos de pesquisa, de forma a recuperar unidades informacionais, cujos campos de descrição estejam de acordo com o critério.

B: Estrutura - Painel para efetuar pesquisas via estrutura arquivística, em que os resultados serão limitados às unidades informacionais subjacentes ao nível da estrutura arquivística selecionado.

Estes dois tipos de critério podem ser usados em simultâneo.

Pesquisa na Descrição

É possível pesquisar por alguns campos (os mais usuais) da unidade de descrição selecionando o painel Descrição. Os campos de pesquisa avançada não estão totalmente visíveis, sendo possível redimensionar a área dos Critérios de pesquisa para se poder definir algum critério que não esteja visível.

Para um maior detalhe em como construir expressões de pesquisa bem formadas, consultar a página Expressões de pesquisa.

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Módulo

Permite selecionar qual o universo sobre o qual se está a fazer a pesquisa:

  • Pesquisa total - nos resultados pode constar qualquer uma das unidades documentais registadas no sistema.
  • Pesquisa de descrições publicadas - nos resultados só constam as unidades documentais definidas no sistema como públicas.

Código Parcial

Qualquer termo colocado no campo de pesquisa Código Parcial obriga a que o código parcial (parte do código de referência relativa a um nível) das unidades documentais resultado dessa pesquisa obedeçam a esse critério.

Se neste campo se colocar, por exemplo, 0023, deverá recuperar determinada unidade informacional com esse código parcial.

Identificador

O termo colocado no campo de pesquisa Identificador deve ser numérico e obriga a que o identificador de cada unidade documental resultado dessa pesquisa obedeça ao critério especificado.

Título

Qualquer pesquisa efetuada no campo Título, devolve todas as unidades de descrição do nível documental cujo título obedeça ao critério de pesquisa.

Autor

Introduzida uma expressão de pesquisa no campo Autor, os resultados são todas as séries e documentos, cujo autor obedece à expressão. Como o autor é um registo de autoridade, a expressão tanto pode estar de acordo com a forma autorizada como com qualquer outra forma do nome. O termo colocado na expressão de pesquisa, pode ser recolhido de uma lista, clicando no botão lateral.

Entidade produtora

Introduzida uma expressão de pesquisa no campo Entidade produtora, os resultados são séries e documentos, diretamente produzidos por esse produtor. A entidade produtora é um registo de autoridade, logo, a pesquisa pode ser feita não só pelo termo autorizado como também por qualquer forma paralela. O termo pode ser recolhido de uma lista, clicando no botão lateral.

Nível de descrição

Por omissão, os resultados de pesquisa são todos os tipos de nível documental: Série, Subsérie, Documento/Processo e Documento subordinado/Ato informacional. Neste campo de pesquisa, Nível de descrição, é possível filtrar-se os tipos de níveis apresentados. Para a seleção múltipla dos diferentes tipos de nível, usar a tecla de Ctrl.

Data de produção inicial e data final

Estes campos permitem recuperar todas as unidades informacionais, cujas datas extremas (data de início e/ou data de fim) obedeçam aos intervalos temporais, definidos como critério.

Quando se procura uma data exata, as datas limite do intervalo temporal, usado como critério de pesquisa, devem ser iguais. Também se podem fazer pesquisas a partir de uma determinada data, definindo somente o limite inferior do intervalo, ou então, antes de uma determinada data, definindo somente o limite superior.

Nas unidades de descrição do GISA, os campos de datas podem ser preenchidos como se indica nas Datas de produção. No entanto, a data como critério de pesquisa, terá de ser completa, obrigando ao preenchimento do ano, do mês e do dia. Quando se pesquisa por datas, descrições com datas indeterminadas ou não preenchidas, não são recuperadas, mas descrições com datas incompletas, desde que obedeçam ao critério, são. Numa data incompleta, o ? pode ser um valor qualquer.

Tipologia informacional

Ao escrever uma expressão de pesquisa no campo Tipologia informacional, os resultados são unidades informacionais cuja tipologia tem de estar de acordo. Como a Tipologia informacional é um registo de autoridade, a pesquisa pode ser feita não só pela forma autorizada como também por qualquer outra forma. O termo pode ser escolhido de uma lista, clicando no botão lateral.

Termos de indexação

Quando se escreve uma expressão de pesquisa no campo Termos de indexação, esta terá de obedecer a pelo menos um dos registos de autoridade do tipo Ideográfico, Onomástico ou Nome geográfico/Topónimo citadino que conste na lista da zona *.Indexação das unidades de descrição. A pesquisa pode ser feita não só pelo forma autorizada do registo de autoridade, como também por qualquer outra forma. O termo pode ser escolhido de uma lista, clicando no botão lateral.

Conteúdo informacional

O resultado da pesquisa será qualquer unidades informacional, cujo campo Conteúdo informacional obedeça ao critério estabelecido.

Notas

A pesquisa com este critério vai incidir sobre o campo Notas das unidades de descrição.

Cota da unidade física

A cota é um elemento característico de uma unidade física, definindo a sua localização física no depósito.

Quando se pesquisam unidades informacionais a partir do campo Cota, os resultados serão unidades informacionais contidas em unidades físicas, cujas cotas obedecem a expressão de pesquisa especificada.

Agrupador

Qualquer pesquisa através deste campo, deverá devolver unidades informacionais, cujo campo Agrupador obedece à expressão colocada como critério.

Incluir apenas resultados objetos digitais

Ao selecionar este critério, os resultados deverão ser unicamente unidades informacionais com objetos digitais associados.

Incluir apenas resultados com prazo de conservação ultrapassado

Ao selecionar este critério, os resultados serão unicamente documentos por avaliar, cuja série tem como destino final Eliminação e o prazo de eliminação somado à data final de produção do documento dê uma data anterior à data atual (definida no computador). Convém ter em conta que este critério só funciona, quando as datas finais de produção dos documentos estão preenchidas. Suporte e acondicionamento

É possível pesquisar pelo tipo de Suporte e acondicionamento: bobina, caderneta, caixa, etc.. Para a escolha múltipla dever-se-á selecionar os itens da lista com a tecla de Ctrl pressionada.

Material de suporte

É possível pesquisar pelo tipo de Material de suporte: papel, vidro, metal, etc.. Para a escolha múltipla dever-se-á selecionar os itens da lista com a tecla de Ctrl pressionada.

Técnica de registo

É possível pesquisar pela Técnica de registo: áudio, filme, impresso, etc..Para a escolha múltipla dever-se-á selecionar os itens da lista com a tecla de Ctrl pressionada.

Estado de conservação

É possível pesquisar pelo Estado de conservação: bom, razoável ou mau.

Pesquisa na Estrutura

O painel Estrutura permite selecionar um nível da estrutura arquivística, limitando o universo de pesquisa às unidades de informação subjacentes ao nível selecionado.

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Para ativar este tipo de critério, tem que selecionar previamente a caixa de verificação Estrutura e, de seguida, selecionar o nível pretendido, expandindo a árvore. A estrutura na pesquisa só apresenta níveis até ao tipo de nível Série.

Resultados da pesquisa

Os resultados da pesquisa podem ter cinco vistas distintas: Resultados, Detalhes, Informação da entidade produtora, Imagens e Unidades físicas. Primeiramente, visualiza-se a vista de Resultados, podendo-se alternar entre vistas clicando nos seguintes ícones.

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A: Resultados - Mostra a lista de todas as unidades de descrição que obedecem ao critério de pesquisa.

B: Detalhes - Mostra os detalhes da descrição da unidade de descrição selecionada na lista de resultados.

C: Informação da entidade produtora - Mostra a localização da descrição na estrutura arquivística selecionada na lista dos resultados.

D: Imagens - Mostra todas as imagens/objetos digitais associados à unidade de descrição selecionada na lista de resultados.

E: Unidades físicas - Mostra todas as unidades físicas associadas à unidade de descrição selecionada na lista de resultados.

F: Relatórios - Gera ficheiros PDF com dados referentes aos resultados.

A seguir, apresentam-se exemplos das diferentes vistas para o resultado de uma pesquisa.

Resultados

Os resultados das pesquisas constituem sempre uma lista de unidades de descrição de nível documental, tais como, séries, subséries, documentos, etc..

A lista dos resultados pode ser ordenada pelas diferentes colunas, cujo procedimento se encontra detalhado na secção Ordenação de listas do capítulo Ambiente de trabalho.

Detalhes

Selecionando uma unidade de informação na lista de resultados, para se ver os detalhes da sua descrição, clica-se no botão Detalhes.

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Para imprimir ou guardar o texto do campo Descrição mostrado como resultado da pesquisa, este terá de ser copiado para um documento de texto (Word, Notepad, etc), utilizando o Copiar/Colar (ou as teclas Ctrl+C/Ctrl+V) do Windows.

Informação da entidade produtora

Painel que informa qual o contexto produtor da descrição arquivística selecionada na lista dos resultados.

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Imagens

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Este painel permite a visualização de ficheiros (de imagem, texto, som, etc.) ou objetos digitais Fedora, associados à unidade de descrição selecionada na lista de resultados da pesquisa.

Do lado esquerdo, na primeira lista, constam os ficheiros associados e na segunda lista, os objetos Fedora.

Selecionando um ficheiro na primeira lista, do lado direito, aparece a pré-visualização de uma imagem ou de um ícone, dependendo do tipo de ficheiro. Fazendo um duplo clique sobre a pré-visualização, abre-se a aplicação que no Windows está associada ao tipo de ficheiro em causa.

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Selecionando na segunda lista um objeto digital Fedora, do lado direito é apresentado um visualizador da Acrobat embebido no GISA, com o PDF correspondente. Também é possível maximizar a visualização do PDF.

Unidades físicas

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Este painel mostra as unidades físicas associadas à unidade informacional selecionada nos resultados de pesquisa.

Relatórios

Este botão apresenta um menu com as seguintes opções de relatórios: Relatórios de pesquisa resumidos e Relatórios de pesquisa detalhados.

Os Relatórios de pesquisa resumidos apresentam os dados em formato de tabela, em que as linhas são as unidades informacionais resultado da pesquisa e as colunas os seguintes campos:

  • Identificador
  • Código de referência
  • Nível de Descrição
  • Designação
  • Datas de Produção

Na seguinte janela define-se o nome do ficheiro, a localização e o tipo de formato a gerar, sendo possível escolher em RTF, PDF ou XLSX. De seguida, o relatório será guardado, com os dados provenientes dos resultados de pesquisa.

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Nos Relatórios de pesquisa detalhados, os dados são apresentados registo a registo e é facultado ao utilizador a possibilidade de escolher os campos de descrição a constar em cada registo, selecionando-os na seguinte janela:

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A seleção pode ser feita individualmente por campo, ou clicando no botão Selecionar todos para escolher todos os campos ao mesmo tempo. O botão Limpar seleção retira alguma seleção efetuada.

Os campos Código de referência, Nível de Descrição, Designação e Datas de Produção constam sempre num relatório detalhado não sendo necessário selecioná-los.

Escolhendo qualquer uma das opções, Relatórios de pesquisa resumidos ou Relatórios de pesquisa detalhados, será gerado o respetivo relatório com os dados existentes na lista de resultados e pela mesma ordem, sendo possível definir o nome do ficheiro, a localização e o tipo de formato a gerar (RTF ou PDF) na seguinte janela.

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