2. Contexto

Esta é uma das zonas da descrição multinível da ISAD(G).

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A: Apresentar/esconder painel de apoio - Botão que apresenta ou esconde a lista de todas as Entidades Produtoras existentes.

B: Apagar item - Remove a relação selecionada na lista de Autores. Em vez deste botão também se pode utilizar a tecla DEL.

C: Editar item - Permite alterar a Data de início e/ou Data de fim e a Descrição da relação hierárquica selecionada. D: Apagar item - Remove a relação selecionada na lista de Entidades produtoras. Em vez deste botão também se pode utilizar a tecla DEL.

Autor(es)

Este campo só fica disponível para preenchimento em unidades de descrição de documentos (compostos ou simples), permitindo referir o(s) autor(es) de cada documento, caso seja conhecido. Não é um campo específico da ISAD-G, mas é suficientemente genérico para ser incluído no GISA como campo de descrição arquivística.

Associação de Autores a um nível documental

A associação de autores só é possível se o nível de descrição for do tipoDocumento/Processo ou Documento subordinado/Ato informacional. Cada autor é considerado um registo de autoridade do tipo Entidade Produtora, tendo de ser previamente criado antes de preencher este campo. Para a criação de autores, consultar a página Entidades produtoras.

Para se associar um autor:

1. Clicar no botão Apresentar/esconder painel de apoio, mostrando na área de contexto a lista de todas Entidades produtoras existentes.

2. Selecionar da lista (pode ser usado o filtro) um termo correspondente ao Autor que se pretende associar. Se o termo não existir na lista, deve ser criado.

3. Arrastar o elemento selecionado para o campo 2.* Autor(es) da área de detalhes.

Remoção da associação de Autores à unidade informacional

Para remover algum autor, que tenha sido indevidamente associado, selecionar o autor pretendido no campo 2.* e, de seguida, clicar no botão Apagar item ou pressionar na tecla DEL. Na janela Remoção de item(s) clicar em Ok para confirmar ou Cancelar para desistir da remoção. É possível remover as associações de vários autores ao mesmo tempo, através de seleção múltipla.

Entidade(s) Produtora(s)

No GISA, e segundo a ISAD-G, este campo deve mostrar o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) colectiva(s), singular(es) ou família responsável pela produção, acumulação e conservação do(s) documento(s) da unidade de descrição selecionada. Assim, neste campo apresentam-se os termos autorizados de registos de autoridade do tipo Entidade produtora, criados no módulo de Controlo de autoridade/Entidades produtoras.

Para qualquer nível documental de topo, diretamente relacionado com um nível orgânico, este campo é de preenchimento, sendo possível associar-lhe várias entidades produtoras. Nas subsecções seguintes detalha-se como estabelecer ou alterar esta associação.

Para os restantes tipos de nível, este campo é somente de visualização. Se for um nível orgânico, o que aparece neste campo é a própria entidade produtora. Qualquer nível documental, que não seja de topo, mostra neste campo as entidades produtoras, diretamente associadas ao nível documental de topo, hierarquicamente superior a ele.

Associação de mais entidades produtoras a um nível documental

A associação de mais entidades produtoras a um nível documental só é possível se for um nível de topo da hierarquia documental, diretamente associado a uma entidade produtora, ou seja, um nível do tipo Série ou do tipo Documento/Processo quando este não constitui série.

Para se associar uma entidade produtora a um nível documental:

1. Clicar no botão Apresentar/esconder painel de apoio, mostrando na área de contexto a lista de todas Entidades produtoras existentes. Este botão só aparece nos níveis de topo, onde é possível fazer a associação de entidades produtoras. 2. Selecionar da lista (pode ser usado o filtro) um termo correspondente à entidade produtora que se pretende associar. Se o termo não existir na lista, deve ser criado e para isso deverá consultar a página Controlo de Autoridade.

3. Arrastar o elemento selecionado para o campo 2.1 Entidade(s) produtora(s) da área de detalhes. Ao arrastar, é apresentada a janela da figura a seguir:

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4. Preencher os campos da janela: Data de início, Data de fim e Observações. A data de início e de fim deve definir o período no qual a unidade informacional objeto de descrição foi produzida por esse produtor.

  1. Clica-se no botão OK para associar ou Cancelar para desistir.

Não é possível estabelecer uma associação entre um mesmo nível documental e uma mesma entidade produtora, mais que uma vez em períodos diferentes. Para estes casos de hiatos temporais na produção de informação, aconselhamos na única associação permitida, preencher a Data inicial do primeiro período, da Data final do segundo período e referir na História administrativa o hiato temporal.

Edição da associação de entidades produtoras a um nível documental

Para editar uma associação neste campo, basta selecionar a entidade produtora associada e clicar no botão Editar item. É aberta uma janela (ver figura abaixo) que deve ser preenchida com as datas extremas e observações relativas à associação.

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A primeira associação entre um determinado nível documental e uma unidade orgânica é estabelecida no momento de criação da unidade documental, no entanto, as datas extremas e as observações relativas à associação deverão ser preenchidas nesta área, clicando no botão Editar item.

Remoção da associação de entidades produtoras a um nível documental

No caso de um nível documental possuir uma única entidade produtora associada, a remoção da associação não é efetuada neste campo. A remoção desta associação só acontece no momento em que se remove o nível documental propriamente dito. Para mais detalhe ver secção Remoção de um nível documental.

No caso de um nível documental possuir várias entidades produtoras associadas, podem apagar-se todas as associações neste campo, exceto a associação estabelecida com a entidade produtora pela qual se navegou na estrutura para chegar a este nível documental, apresentada na barra de navegação como topo do caminho percorrido.

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A: Apresentar/esconder painel de apoio - Botão que apresenta ou esconde a lista de todas as Entidades Produtoras existentes.

B: Editar item - Permite alterar a Data de início e/ou Data de fim e a Descrição da relação hierárquica selecionada. C: Apagar item - Remove a relação selecionada na lista. Em vez deste botão também se pode utilizar a tecla DEL.

D: Remoção de item(s) - Janela Remoção de item(s) de confirmação da remoção da associação a uma ou mais Entidade Produtora.

No exemplo da figura, no campo de descrição 2.1 da série Processos de obras particulares que está a ser descrita, podem ser removidas todas as associações a entidades produtoras, exceto a associação a Secção de Obras, 1897-1938, uma vez que ao constar na barra de navegação, quer dizer que foi utilizada na navegação pela estrutura para se chegar a esta série.

Para se remover uma associação a uma entidade produtora, selecionar essa entidade no campo 2.1 e de seguida clicar no botão Apagar item ou pressionar na tecla DEL. Na janela Remoção de item(s) clicar em Ok para confirmar ou Cancelar para desistir da remoção. É possível remover várias entidades associações ao mesmo tempo, através de seleção múltipla.

História administrativa / biográfica

A história administrativa ou os dados biográficos do(s) produtor(es) da unidade de descrição servem para contextualizar a produção da informação e torná-la mais compreensível.

Se for uma unidade de descrição documental a ser selecionada como contexto, este campo, é um campo de texto (ver segunda figura da secção anterior).

Se for uma unidade de descrição orgânica a ser selecionada como contexto, este campo passa a visualizar a informação introduzida na zona 2. Descrição do módulo Controlo de autoridade/Entidade Produtora.

Fonte imediata de aquisição ou transferência

Este campo de texto permite identificar a origem imediata de aquisição ou transferência da unidade de descrição.

História arquivística

Neste campo regista-se toda informação sobre a história da unidade de descrição, que seja significativa para a sua autenticidade, integridade e interpretação.

Observações aos produtores

Este campo não faz parte da ISAD-G e só mostra meta-informação, se esta existir, nos níveis de descrição documentais de topo (série ou documento solto). Essa meta-informação refere-se aos dados introduzidos no campo Observações de cada associação entre esse nível e as suas entidades produtoras (diretas) no campo 2.1 Entidades produtoras.

Série aberta ou fechada

No caso de o nível de descrição ser do tipo Série, enquanto houver produção de documentos, que lhe pertençam, deve registar-se que a série é aberta, caso contrário, deve registar-se que é fechada.