Conteúdos

Este módulo encontra-se na área do Controlo de Autoridade e possui a seguinte área de contexto:

A: Novo termo de autoridade - Criar um novo registo de autoridade, escolhendo um dos seguintes tipos de notícia de autoridade: Ideográfico, Onomástico ou Nome geográfico ou topónimo citadino.

B: Editar controlo de autoridade - Alterar a forma autorizada do termo do registo de autoridade selecionado na lista.

C: Apagar controlo de autoridade - Apagar o registo de autoridade selecionado na lista.

D: Filtrar dados - Ativar ou desativar a área de filtragem, permitindo a restrição do número de registos a visualizar. Os registos de autoridade a visualizar podem ser filtrados por: Designação, Notícia de autoridade e Validado.

E: Gerar relatório - Gera PDF ou RTF com a lista dos registos de autoridade apresentados. Esta lista poderá ter todos os registos ou parte, se filtrada.

F: Área de seleção do contexto - Lista todos os termos, autorizados e não autorizados, que constam nos registos de autoridade do tipo de notícia selecionado. Os termos que estão em itálico são as formas não autorizadas.

Criação de um conteúdo

Para criar um registo de autoridade usa-se o botão Novo termo de autoridade.

A criação de um registo de autoridade implica o preenchimento obrigatório da sua forma autorizada com um termo. Para o caso de um conteúdo também é necessário a escolha do tipo de notícia de autoridade.

Notícia de autoridade

Neste caso, de um Conteúdo, é necessário decidir se o tipo de notícia de autoridade é:

• Ideográfico,
• Onomástico ou
• Nome geográfico ou topónimo citadino.

Forma autorizada

Ao criar um registo de autoridade, pode introduzir-se um termo novo ou escolher um termo já existente na lista de termos, como forma autorizada. A lista de termos é uma lista com todos os termos usados como formas autorizadas ou não autorizadas nas diferentes notícias de autoridade. A partir do momento que deixem de ser usados, estes desaparecem da lista.

Ao selecionar Escolher um novo termo deve ser digitado um termo que não conste na lista. Ao clicar no botão Aceitar o termo será adicionado à lista. Se o botão Aceitar não estiver ativo é porque o termo introduzido já consta na lista e aí ter-se-á de selecionar Escolher um termo já existente.

Para escolher um termo já existente na lista de termos, seleciona-se a opção Escolher um termo já existente, que apresenta uma lista com todos os termos existentes, exceto os que constituem forma autorizada de outros registos com o mesmo tipo de notícia. Pode digitar-se o início do termo para este ser localizado rapidamente na lista, sendo apresentado na barra de rodapé (ver exemplo em cima), o que se for digitando. Depois de selecionar o termo, clica-se no botão Aceitar e o novo registo de autoridade é acrescentado à lista de conteúdos.

Para se criar um termo novo baseado num já existente, seleciona-se a opção Escolher um termo já existente, escolhe-se o termo desejado e volta-se a clicar em Escolher um novo termo, passando a ser possível escrever um novo termo tendo como base o já existente. O botão Aceitar só fica ativo quando o termo digitado não existir na lista.

Edição de um conteúdo

A edição através do botão Editar notícia de autoridade só é permitida quando se seleciona da lista da Área de seleção do contexto um termo na sua forma autorizada (que não esteja em itálico). Esta edição permite alterar a designação do termo autorizado e a notícia de autoridade.

A janela de edição é a seguinte:

A Notícia de autoridade pode ser alterada.

Para alterar a forma autorizada, deve escolher-se um outro termo da lista ou selecionar-se Escolher um novo termo para o poder alterar. O procedimento é idêntico ao da criação de um registo de autoridade.

Remoção de um conteúdo

Para remover um conteúdo, deve selecionar-se na Área de seleção do contexto a sua forma autorizada e clicar no botão Apagar controlo de autoridade ou pressionar a tecla DEL. Tal como na edição, o botão de remoção só fica ativo quando se seleciona um termo na sua forma autorizada (ou seja, não deve estar em itálico).

Quando se apaga um registo de autoridade associado a alguma unidade de descrição, o GISA confirma com o utilizador se este deseja prosseguir e eliminar também essa(s) associação(ões).

O botão Detalhes mostra as unidades de descrição que referem o registo de autoridade a ser removido.

Ao clicar no botão OK, o registo de autoridade será removido assim como todas as referências com ele estabelecidas.

Filtragem de conteúdos

A lista de registos de autoridade pode ser filtrada pelos seguintes campos:

• Designação - os termos que aparecem na lista, na sua forma autorizada ou não, devem obedecer à expressão introduzida neste campo.

* Notícia de autoridade - Este campo só está ativo para filtragem neste caso, de Conteúdos, permitindo filtrar os registos por notícia de autoriadde do tipo Ideográfico ou Onomástico ou Nome geográfico/Topónimo citadino.

• Validado, permitindo visualizar todos os registos de autoridade quando a caixa de verificação tem fundo cinza e um visto, ou só visualizar os registos de autoridade validados quando a caixa de verificação tem fundo branco e um visto, ou então, visualizar os registos de autoridade não validados, em que a caixa de verificação tem fundo branco e não tem visto.

Para mais detalhe consultar Filtros.

Geração de relatório de conteúdos

Através do botão Gerar relatório da barra de ferramentas é possível gerar um ficheiro do tipo PDF ou RTF com a lista de todos os registos de autoridade desta área.

Nesta janela selecionar a localização, o nome e o tipo de ficheiro a gerar. Por fim clica-se no botão Guardar para gerar o ficheiro ou no botão Cancelar para desistir.

Construção do tesauro

Nesta área podem detalhar-se as formas de designação de determinado conteúdo e estabelecer-se as relações entre conteúdos, contribuindo para a construção de um tesauro.

As zonas de preenchimento são:

1. Identificação

4. Controlo de descrição

Identificação

A janela ilustra a zona de identificação de um registo de autoridade do tipo Conteúdo.

A: Adicionar item - Permite adicionar formas não autorizadas ao termo de indexação e estabelecer relações com outros termos. O botão encontra-se inibido, enquanto não estiver selecionado nenhum tipo de forma ou tipo de termo.

B: Apagar item - Apaga qualquer forma (exceto a autorizada) ou termo relacionado que esteja selecionado. Em vez deste botão também se pode utilizar a tecla DEL.

Termo de indexação

Com base nas relações de um tesauro, cada registo de autoridade do tipo Conteúdo tem uma forma autorizada e outras não autorizadas e pode estar relacionado com outros registos de autoridade, através de relações hierárquicas ou indistintamente de qualquer outro tipo. Os termos usados como forma autorizada ou como outras formas, poderão servir como termos de indexação e de pesquisa.

A forma autorizada deve identificar de forma unívoca o registo de autoridade do tipo Conteúdo e é estabelecida no momento da sua criação. Para além da forma autorizada, cada registo, pode ter os seguintes tipos de forma:

• Forma paralela, que permite indicar diferentes formas nas quais a forma autorizada do nome ocorre noutras línguas,

* Forma normalizada segundo outras regras, permitindo formas normalizadas construídas segundo outras normas que não as utilizadas pelo serviço de arquivo que criou o registo de autoridade,

• Outras formas, abrangendo os restantes casos.

Estando um destes tipos de forma selecionado, se se clicar no botão Adicionar item, aparece a seguinte janela com a lista de todos os termos existentes no sistema:

Neste momento, deve escolher-se uma das seguintes hipóteses:

• Escolher um novo termo - Neste caso, digitar o termo e clicar no botão Aceitar. O botão Aceitar com fica ativo se o termo não existir.

* Escolher um termo já existente - Para esta opção, digitar o início do termo a editar para posicionar a lista na zona desejada. Verificar que ao digitar o texto, este vai aparecendo em rodapé.

Em cada tipo de forma, podem ser criados ou removidos um ou mais termos. Para apagar um termo, basta selecioná-lo e clicar de seguida no botão Apagar item. Para alterar um termo, a única forma, é remover o antigo e adicionar o novo.

O Termo de topo é inferido em função das relações hierárquicas existentes, podendo existir mais do que um. No caso da janela anterior, o termo Pessoal docente tem como termo genérico e de topo, o termo Pessoal e como termo específico, Alberto Carlos de Brito. Pode então concluir-se que o termo de topo de Alberto Carlos de Brito será o termo Pessoal.

Tendo no GISA um registo de autoridade selecionado, é possível estabelecer relações com outros registos de autoridade:

• Relação hierárquica, representando uma relação entre dois termos com características comuns entre si, em que um tem um significado mais abrangente que o outro. Qualquer termo específico reúne todas as características do termo genérico e mais algumas (pe. História e Curso). Se, por exemplo, ao termo Pessoal docente é associado o termo genérico Pessoal, automaticamente, o termo Pessoal fica com o termo específico Pessoal docente.

* Relação de outro tipo qualquer, representando uma relação entre termos que nada têm em comum a nível conceptual, mas que de alguma forma estão relacionados. Podem ser, por exemplo, contíguos no tempo, quando um objeto dá origem a outro (pe. Lagarta e Borboleta) ou um processo que desencadeia outro (pe. Plano I / Plano II) , ou contíguos no espaço (pe. Faca e Garfo). Esta relação é bidirecional, pois sendo criado Café como termo relacionado de Restaurante, automaticamente, o termo Restaurante tem como termo relacionado o termo Café.

Assim, para adicionar uma relação hierárquica, pode ser via Termo genérico ou Termo específico, conforme o caso. O Termo relacionado destina-se a adicionar qualquer relação de outro tipo qualquer. Em cada tipo de relação, podem ser criados ou removidos um ou mais termos. Para alterar um termo, a única forma, é remover e tornar a adicionar.

Supondo que se pretende associar Adão Luís Gomes Pereira Coelho como específico do termo Pessoal docente deve-se:

• primeiro, selecionar o registo de autoridade Pessoal docente na área de contexto;
• de seguida, na área de detalhe, selecionar o tipo Termo específico e clicar no botão Adicionar item, abrindo-se a seguinte janela:

• estabelecer a relação, selecionando o termo Adão Luís Gomes Pereira Coelho e clicando no botão Adicionar.

Depois desta relação estabelecida, o termo Adão Luís Gomes Pereira Coelho terá como genérico o termo Pessoal docente e de topo o termo Pessoal.

Controlo de descrição

A: Data da revisão atual - Botão que permite abrir o calendário para selecionar a data de descrição, que pode não coincidir com a data de registo.

B: Autor da revisão atual - Botão que permite abrir a lista dos autores para selecionar o autor da descrição.

C: Registos anteriores - Sempre que se efetua um registo aparece automaticamente uma linha nova na lista com as colunas: Data de registo, Data de descrição, Operador e Autor da descrição.

Regras e/ou convenções

Este campo serve para identificar as regras e/ou convenções aplicadas na criação do registo de autoridade.

Validado

Esta caixa de verificação, quando assinalada, indica que a descrição do registo de autoridade está finalizado e revisto.

Completo

Esta caixa de verificação indica o nível de detalhe, que será elevado quando ela estiver assinalada.

Data de criação e/ou revisão

Sempre que for criado ou alterado um registo de autoridade deve indicar-se a data em que foi feita a descrição e o autor dessa descrição. Por omissão, a data e hora assumidas são as do computador e o autor é o pré-definido no GISA, existente na barra de estado. Caso sejam diferentes, deve introduzir-se outra data através de um calendário e outro autor, escolhendo da lista de autores existentes (usando os botões Data da revisão atual e Autor da revisão atual).

Sempre que for criado ou alterado um registo de autoridade, na lista Registos anteriores aparece uma linha com as seguintes colunas:

• Data de registo, a data em que foi efetuada a criação ou alteração da Entidade Produtora.
• Data de descrição, data introduzida no campo anterior referente à data em que foi feita a descrição (pode ser anterior à Data de registo).
• Operador, responsável pela introdução/alteração dos dados (no caso da versão monoposto não existe operador).
• Autor da descrição, responsável pela descrição existente, que pode ser diferente do operador.

Língua e alfabeto

Serve para indicar a língua e o alfabeto utilizados.

Fontes/Observações

Neste campo indica-se como foi criado o registo de autoridade, incluindo as fontes consultadas para a sua criação e outras notas importantes à manutenção do registo.