7. Controlo de descrição

Esta é uma das zonas da descrição multinível da ISAD(G). É onde Neste se regista como, quando e quem elaborou a descrição, bem como as fontes consultadas.

image0

A: Nota do arquivista - Campo para registar notas do próprio arquivista, nomeadamente informação sobre as fontes consultadas.

B: Regras ou convenções - Campo que serve para indicar regras ou normas utilizadas para a elaboração da descrição.

C: Data da revisão atual - Campo com a data da criação ou revisão da descrição em questão, selecionada do calendário.

D: Autor da revisão atual - Campo com o responsável pela elaboração ou revisão da descrição em questão, selecionado da lista dos autores.

E: Lista de registos anteriores - Sempre que se efetua um registo aparece automaticamente uma linha nova nesta lista.

Data da descrição ou revisão

Por omissão, este campo assume a data definida no computador, a qual, deverá corresponder à data real, ou seja, a que em que é feito o registo.

Quando a data em que a descrição foi elaborada ou revista é diferente da assumida por omissão, esta deve ser selecionada.

Autor da descrição

Sempre que se faz uma descrição ou a revisão de uma descrição, deve ser indicado o responsável pela sua elaboração. Para preencher este campo basta selecionar da lista pendente Autor da revisão atual (D) com todos os autores ativos existentes, o autor da descrição.

Em caso de não se indicar qualquer autor neste campo, caso no sistema esteja definido um Autor de descrição por omissão, é esse que fica.

Os autores são definidos no módulo Administração/Utilizadores e para mais detalhes consultar a página Utilizadores.

Na versão monoposto do GISA, como não existe o módulo Administração/Utilizadores, o procedimento de atribuir um autor de descrição ao registo que se efetuou é diferente. Para mais detalhes consultar Autores de descrição na versão monoposto.

O Autor de descrição por omissão é atribuído ou alterado por um operador, permanecendo a última atribuição em todas as sessões iniciadas por esse operador. Para mais detalhes, ver Autor de descrição por omissão.

Descrições anteriores

Este campo é meramente informativo e mostra uma lista que representa o historial dos registos feitos numa unidade de descrição, com a seguinte informação:

  • Data de registo, a data em que foi efetuada a criação ou alteração do nível de descrição arquivística selecionado.

* Data de descrição, data introduzida no campo anterior referente à data em que foi feita a descrição, a qual pode ser anterior à Data de registo.

  • Operador, responsável pela introdução/alteração dos dados (no caso da versão monoposto não existe operador).

* Autor da descrição, responsável pela descrição existente, o qual pode ser diferente do operador.

  • Importado, indica se o registo é efetuado via importação ou não.