1.1 - 1.4 Referência e datas de produção

Identificação é uma das zonas da descrição multinível da ISAD(G) onde se integra este painel.

Código de referência

O Código de referência permite identificar uma unidade de descrição. O GISA admite vários tipos de código, os quais se descrevem a seguir:

• Código completo - este código identifica uma unidade de descrição na estrutura do arquivo e fornece o contexto do(s) documento(s) ao(s) qual(is) se refere(m) no arquivo. O código completo de uma unidade de descrição é construído automaticamente pelo sistema, juntando os códigos parciais dos vários níveis (orgânico ou documental) da estrutura arquivística, introduzidos obrigatoriamente pelo utilizador, os quais fazem parte do percurso hierárquico entre o nível de topo, a Entidade detentora, e a referida unidade de descrição. Os diferentes códigos parciais apresentam-se separados por hífen (“-”) ou barra (“/”), dependendo dos casos. O hífen separa níveis do tipo Arquivo de Subarquivo, Secção de Subsecção, Série de Subsérie e Documento/Processo de Documento subordinado/ato informacional e a barra separa todos os restantes casos. Dado que a estrutura arquivística reflete o contexto produtor da informação e como determinada informação pode ter sido produzida por diversos produtores, este código completo pode não ser um código único, pois pode existir mais que um percurso entre o nível de topo e o nível em causa. Para um utilizador experiente, que conheça alguns códigos de nível mais superior, conseguirá deduzir facilmente o contexto de um documento com o código PT-AMP/RUP/SG-DA-RA/SA/001/0001.85.
• Outros códigos - estes códigos são outros possíveis

identificadores usados previamente à utilização do GISA e que podem continuar a ser referenciados por algum utilizador do sistema. Este campo não é preenchido ou editado pelo utilizador, só pode ser visualizado, mas somente via importação/conversão de dados existentes noutros formatos. Como estes códigos são antigos e normalmente criados de forma manual, não há garantias que sejam únicos. Ou seja, poderão ser usados para pesquisas, mas não serão utilizados como identificadores.

• Identificador - código automaticamente gerado pelo sistema para ser utilizado como identificação inequívoca de uma unidade de descrição, sendo também disponibilizado ao utilizador para possíveis pesquisas.
• Agrupador - código a preencher opcionalmente pelo utilizador,

permitindo agrupar um conjunto de unidades de descrição, de alguma forma relacionadas entre si, desde que estas tenham todas o mesmo código. Este campo pode ser por exemplo utilizado em casos de processos, constituídos por grupos distintos de documentos simples, em que se preenche este campo com um código agrupador igual em todos os documentos simples do mesmo grupo.

Título/Localização na estrutura arquivística

Campo exclusivamente de visualização, que mostra, automaticamente, a posição da unidade de descrição em causa na estrutura, explicitando todos os níveis existentes entre ela e a entidade detentora. No caso de a unidade que está a ser descrita ter sido produzida por mais do que uma entidade produtora, isso é apresentado neste campo.

Datas de produção

Neste campo regista-se o intervalo das datas de produção do documento ou conjunto de documentos ao qual se refere a unidade de descrição. Para o caso de uma data única, colocam-se as datas extremas iguais. As datas extremas são inclusivas e podem ser abertas quando ainda não se conhece a data de fim, deixando a data vazia.

Às datas de produção podem ser associados os seguintes modificadores: Antes de, Depois de e Cerca de. Quando se regista uma data que não vem explícita no documento, deve assinalar-se na caixa de verificação Data atribuída.

Deve-se ter em conta que uma data não preenchida é diferente de uma data desconhecida. O campo de data vazio quer dizer que ainda não foi preenchido, mas que o poderá ser mais tarde. Quando a data é desconhecida na sua totalidade, o campo data deverá ser preenchido com ? (pontos de interrogação).

O GISA admite datas incompletas, as quais deverão ser preenchidas com ? (pontos de interrogação) nos dígitos desconhecidos.

Nas unidades de descrição, os campos de datas podem ser preenchidos da seguinte forma:

Data	Preenchimento do campo	Exemplo
Completa	Campos ano, mês e dia preenchidos	1910/03/23
Indeterminada	Campos ano, mês e dia preenchidos com data desconhecida	????/??/??
Incompleta	Campos ano, mês e dia preenchidos com data parcialmente conhecida	19??/??/?? (séc XX) 2000/12/?? (dezembro de 2000) 196?/??/?? (anos 60 do séc. XX)
Vazia	Campos ano, mês e dia ainda por preencher	_ _ _ _ /_ _ /_ _

Nível de descrição

Campo exclusivamente de visualização, que mostra o tipo de nível da unidade de descrição que está selecionada na área de contexto. Os tipos de nível de descrição podem ser:

• Arquivo
• Subarquivo
• Secção
• Subsecção
• Série
• Subsérie
• Documento/Processo
• Documento subordinado/Ato informacional

Quando para um nível de descrição existem vários níveis hierárquicos superiores, este campo mostra os diferentes tipos de nível em causa separados por “;”.