3.2 Avaliação, seleção e eliminação

Avaliação, seleção e eliminação é um conjunto de painéis, destinado à avaliação documental, que fazem parte da zona Conteúdo e estrutura pertencente à descrição multinível da ISAD(G).

São três os painéis que permitem o registo de informação sobre qualquer ação relativa à Avaliação, seleção e eliminação das unidades documentais e à Publicação de todas as unidades de descrição.

Existem duas etapas distintas relacionadas com a Avaliação, seleção e eliminação de unidades documentais:

1. Avaliação de um nível documental do tipo Série, Subsérie ou Documento/Processo que não constitua série.

2. Avaliação, seleção e eliminação do conteúdo (documentos ou unidades físicas) de um nível documental do tipo Série ou Subsérie, com base na avaliação efetuada na etapa anterior.

Avaliação de um nível documental

A decisão sobre o destino final da informação, pode ter duas abordagens diferentes:

• abordagem sistémica ou
• abordagem baseada numa tabela de seleção (estipulada por portaria).

No painel a seguir mostra-se o ambiente de trabalho para executar a 1ª etapa da operação de avaliação.

A: Área de avaliação sistémica - Permite a recolha de dados para decidir, segundo esta abordagem, o destino final da informação. Esta área só aparece ativa no caso de níveis do tipo Série ou Subsérie ou então do tipo Documento/Processo quando este não constitui série.

B: Área de avaliação baseada numa tabela de seleção - Permite indicar os termos legais em que foi decidido o destino da informação. Esta área também só aparece ativa no caso de níveis do tipo Série ou Subsérie ou então do tipo Documento/Processo quando este não constitui série.

C: Destino final - Destino final atribuído à informação em questão e prazo de eliminação. Esta área só aparece ativa nos níveis documentais, exceto no caso de níveis do tipo Documento subordinado/Ato informacional, cujo destino depende sempre do nível do tipo Documento/Processo ao qual pertence.

D: Auto de eliminação - Campo que permite incluir um nível arquivístico selecionado num auto de eliminação . Este campo só fica ativo quando o nível selecionado é do tipo Documento/Processo e o Destino final é Eliminação.

E: Publicação - Permite publicar ou não o nível de descrição arquivística em questão, ou seja, torná-lo visível ou não no módulo de pesquisa web.

F: Observações - Observações ao processo de avaliação do nível em questão.

Abordagem sistémica

Numa abordagem sistémica, o objeto de análise é a informação, dando especial importância ao contexto produtor dessa informação e tendo como principais critérios a pertinência, a densidade, a frequência de uso da informação e a comparação entre informação relacionada.

Para ilustrar este tipo de abordagem na avaliação, escolhe-se o caso prático de avaliação de duas séries documentais: Boletins de matrícula e inscrição e Processos individuais de alunos.

Avaliação sistémica da série Boletins de matrícula e inscrição:

Avaliação sistémica da série Processos individuais de alunos:

Pertinência

A Pertinência deve transmitir a proximidade da informação com os objetivos primordiais da instituição (os quais constam de sucessivos diplomas estatutários) e o contributo dessa informação para a criação de uma memória institucional, sendo mensurável numa gradação de três níveis.

O campo Nível pode assumir um dos seguintes valores:

• A - quando há uma relação direta entre os atos informacionais e os objetivos da instituição.
• B - quando há uma relação indireta entre os atos informacionais e

os objetivos da instituição.

• C - quando há uma relação periférica ou redundante da informação com os objetivos da instituição.

A Ponderação dada à Pertinência, indica se a informação é para conservar ou eliminar, sendo um valor automático que depende do valor atribuído ao campo Nível:

Nível	Ponderação	Sugestão
A ou B	1	informação é para conservar
C	0	informação pode ser eliminada

Frequência de uso

A Frequência de uso quantifica a utilização da informação pela instituição produtora. Considera-se que a sua ponderação é:

• 1 - quando o uso é máximo/médio, correspondendo a uma ou mais que uma vez por semana.
• 0 - quando o uso é mínimo, correspondendo a menos que uma vez por

semana.

Densidade

A avaliação de uma unidade arquivística implica saber, em termos informacionais, se concentra a informação mais completa. Para isso, será necessário definir algumas características de densidade da informação em análise e, sempre que possível, compará-las com as características de outras unidades arquivísticas.

A: Adicionar item - Botão que permite associar informação à informação em análise.

B: Editar item - Botão que permite editar dados da unidade de informação associada que estiver selecionada na lista.

C: Apagar item - Botão que permite apagar a associação a uma unidade de informação.

Informação em análise

Relativamente à Densidade da informação em análise deve definir-se o Tipo de produção e o respetivo Grau de densidade. Se o Tipo de produção for:

Informação relacionada

Para atribuir uma ponderação adequada ao critério Densidade, deve também registar-se o Tipo de produção e o Grau de densidade de toda a informação relacionada.

O campo Informação relacionada é uma lista estruturada sobre a qual se pode adicionar, editar e apagar unidades arquivísticas (níveis documentais da estrutura) cuja informação está de alguma forma relacionada com a unidade em análise.

Quando se pretende adicionar uma unidade arquivística relacionada, clica-se no botão Adicionar item (A) e aparece o seguinte diálogo:

1. Selecionar o nível documental pretendido na hierarqui apresentada na janela.

2. Caracterizar a densidade dessa unidade arquivística (Tipo de produção e Grau de densidade) tal como foi feito na unidade informacional em avaliação.

3. Atribuir a ponderação 1 ou 0, indicando se a informação é mais ou menos densa, respectivamente (ver subsecção anterior).

4. O botão Adicionar adiciona a informação relacionada e o Cancelar permite desistir dessa adição.

Para editar uma unidade arquivística relacionada, clica-se botão Editar item (B) e aparece o seguinte diálogo:

Pode alterar-se a densidade dessa unidade arquivística (Tipo de produção e Grau de densidade) e a pond eração. Por fim, clica-se no botão Atualizar para alterar a informação relacionada ou no Cancelar para desistir dessa alteração.

Destino final

A decisão sobre o Destino final da informação rege-se pela seguinte tabela:

Pertinência	Frequência	Densidade	Resultado da avaliação	Destino final	Prazo de eliminação
1	1 ou 0	1	Conservação permanente	Conservação
1	1	0	Conservação temporária	Eliminação	Nº anos a conservar
1	0	0	Eliminação	Eliminação	0
1	1 ou 0	1	Conservação permanente	Conservação
1	1	0	Conservação temporária	Eliminação	Nº anos a conservar
1	0	0	Eliminação	Eliminação	0
0	1	1 ou 0	Conservação temporária	Eliminação	Nº anos a conservar
0	0	1 ou 0	Eliminação	Eliminação	0

Analisando os dois exemplos, para o caso da série:

• Boletins de matrícula e inscrição o resultado é Eliminação, visto a Pertinência ser 0, a Frequência ser 0 e a Densidade também ser 0.
• Processos individuais de alunos o resultado é Conservação,

visto a Pertinência ser 1, a Frequência ser 0 e a Densidade ser 1.

Abordagem baseada numa tabela de seleção

Outra abordagem, é a definição do destino final e dos prazos de conservação para os documentos, tendo como instrumento de apoio uma tabela de seleção (normalmente lançada por portaria) construída de uma forma empírica, considerando o valor administrativo, fiscal, jurídico, legal e histórico dos documentos.

Enquadramento legal Nesta área regista-se o quadro legislativo regulamentar que suporta a decisão sobre o destino final da unidade arquivística. Existem dois campos, Diploma e Referência na tabela de seleção, um para indicar o diploma pelo qual se regeu a avaliação e o outro a entrada, na tabela de seleção do diploma em causa, correspondente à informação que está a ser avaliada.

Destino

O resultado da avaliação é registado no campo Destino final, que pode assumir os seguintes valores:

• <> - destino ainda por definir.
• Conservação - conservação permanente de toda a informação que se

revelou pertinente face aos objetivos da instituição, densa em matéria de conteúdo informativo, independentemente da frequência da sua utilização;

• Eliminação - eliminação da informação marginal, periférica ou redundante, depois de confrontada com os objetivos da instituição; contudo, sempre que a frequência de uso justifique a sua retenção durante algum tempo ou haja alguma regulamentação nesse sentido, é estabelecido um prazo para a sua conservação temporária.

zo de conservação`` é um campo que só fica disponível no caso de o Destino final ser Eliminação e é aí que se define o nº de anos que a documentação deve ser conservada antes de ser abatida.

Nº Auto de eliminação

Depois de efetuada a avaliação e a seleção de um conjunto de documentos para eliminar, é preciso elaborar um auto de eliminação referindo esses documentos. Este auto deverá ser aprovado antes de dar sequência ao abate físico dos documentos por ele referidos e passará a servir de prova da eliminação.

Este campo Nº Auto de eliminaçao só está ativo quando o nível de descrição selecionado no contexto é do tipo Documento/Processo , e o nível já tenha sido avaliado com o destino final de Eliminação, sendo assim possível selecionar de uma lista o auto onde o documento a eliminar vai constar.

Se o auto ainda não existir na lista, este deve ser criado clicando no botão Editar item mostrado à direita do campo. A janela seguinte permite a criação, edição e remoção de autos:

Para criar um Auto de eliminação, clicar no botão Adicionar, preencher a designação no campo de texto e clicar no botão Aplicar para adicionar à lista de autos ou Cancelar para desistir da criação.

Para editar um Auto de eliminação, seleciona-se o auto a editar da lista de autos, clica-se no botão Editar, altera-se a designação no campo de texto e clica-se no botão Aplicar para alterar ou Cancelar para desistir da alteração. Para remover um Auto de eliminação, seleciona-se o auto a remover da lista de autos, clica-se no botão Remover. Se o auto já tem documentos associados, não é possível ser removido, a não ser que se retirem todos os documentos. Quando não há documentos associados, clica-se no botão Ok para remover ou no Cancelar para desistir da remoção.

Observações

No campo Observações introduzem-se elementos relativos à avaliação, cujo conteúdo não se adequa a nenhum dos campos anteriormente referidos.

Publicação de um nível de descrição

Ao criar uma unidade de descrição, por omissão, não fica publicada, ou seja, não fica passível de ser acedida pelo público em geral.

Para se publicar ou despublicar uma unidade de descrição, usa-se o campo Publicação. Este campo encontra-se sempre ativo para registo, em qualquer nível de descrição.

A publicação de um nível do tipo “Documento/Processo” reflete-se também a publicação de todos os seus subdocumentos.

Avaliação, seleção, eliminação e publicação dos conteúdos de um nível documental

Esta 2ª etapa da operação de avaliação, isto é, a avaliação, seleção e eliminação sobre os conteúdos de um nível documental, pressupõe que esse nível seja do tipo Série ou Subsérie, que esteja selecionado na área de contexto e que já tenha passado pela 1ª etapa (da qual resulta um destino final atribuído). Caso um destes pressupostos falhe, os painéis onde se efetua esta etapa ficam inibidos.

Os conteúdos do nível selecionado (do tipo Série ou Subsérie) a serem avaliados tanto podem ser níveis do tipo Documento/Processo ou então Unidades Físicas. Esta avaliação baseia-se na avaliação efetuada ao nível selecionado na 1ª etapa, a qual constituirá um mero indicador na definição do destino final a atribuir ao seu conteúdo.

Para a avaliação desses conteúdos existem dois painéis:

• Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição, para avaliar, em lote ou não, os documentos pertencentes a uma série ou subsérie já avaliada.
• Passo 2: Seleção das unidades físicas associadas, para completar os autos de eliminação com unidades físicas, por o recenseamento se ter feito ao nível da unidade física e não ao nível da unidade de informação documento.

Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição

A: Próximo» - Botão que permite avançar do painel Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição para o painel Passo 2: Seleção das unidades físicas.

B: Unidades físicas - Lista contendo todas as unidades físicas diretamente associadas aos documentos pertencentes ao nível de contexto.

C: Documentos - Lista contendo todos os documentos pertencentes ao nível de contexto e filtrados segundo o valor do destino final atribuído no filtro. Por omissão, o filtro tem o valor Por avaliar no destino final .

D: Filtros - Área de filtros, podendo filtrar a lista anterior por: destino final, prazo ou auto de eliminação atribuídos ao documento.

E: Resultado conteúdos - Campos destinados à atribuição de um destino final, prazo e auto de eliminação aos documentos selecionados e também definição se são públicos ou não.

Estando selecionado um nível do tipo Série ou Subsérie, depois de avaliado e com o destino final atribuído, este painel fica ativo e permite a seleção dos documentos pertencentes a esse nível para determinar o destino final de cada um, o qual pode ser, por algum motivo, diferente do definido para o nível superior. Esta atribuição de destino final pode ser feita em bloco, isto é, de uma só vez para um conjunto de documentos selecionados.

Seleção dos documentos

A seleção de documentos é feito na lista do painel intitulada Documentos e pode ser múltipla. Para se efetuar a seleção múltipla:

• colocar um visto na caixa de verificação de uma (ou mais) unidades físicas da lista apresentada, que ficarão automaticamente selecionados todos os documentos nela incluídos.
• selecionar um ou vários elementos da lista, recorrendo-se às teclas

de Shift e Ctrl para seleções múltiplas adjacentes ou não.

A lista de documentos apresentada encontra-se inicialmente filtrada, mostrando só os documentos por avaliar, isto é, sem destino final atribuído. De forma a facilitar esta operação de avaliação, esta lista pode ser filtrada pelos seguintes critérios:

• Destino Final, mostrando somente os documentos por avaliar ou os para eliminar ou os para conservar.
• Prazo, permitindo mostrar todos os documentos, ou só os que se encontram fora do prazo ou então só os que se encontram dentro do prazo. Quando os documentos não têm datas de produção final, não são apresentados como fora de prazo.
• Auto de eliminação, permitindo visualizar todos os documentos, ou só os que já constam num auto, ou então só os que não constam em qualquer auto.

Atribuição de destino final, auto de eliminação ou publicação aos documentos selecionados

Os campos Destino final, Publicado ou Auto eliminação, da área Resultado conteúdos, podem se utilizados para atribuir valores em bloco a vários documentos ao mesmo tempo, desde que estejam selecionados na lista Documentos. No entanto, quando são selecionados vários documentos com diferentes valores no campo Destino final, a atribuição de um valor a esse campo passa a estar inibida, não sendo possível fazê-la.

O campo Destino final pode assumir os seguintes valores:

• Destino ainda não definido (por avaliar).
• Conservação permanente do documento.
• Eliminação do documento.

Tendo em conta que um auto de eliminação é um documento que serve de prova da eliminação de um conjunto de documentos, o campo Auto de eliminação só fica ativo quando estão selecionados documentos cujo destino final é Eliminação, permitindo selecionar da lista de autos o auto onde os documentos a eliminar vão constar. Se o auto ainda não existir na lista, deve ser criado clicando no botão Editar item apresentado à direita do campo. Para mais detalhes ver secção Nº Auto de eliminação. A impressão de um Auto de eliminação para um ficheiro pode ser feita com a ajuda do botão Gerar relatórios da barra de ferramentas existente na barra de ferramentas da área Unidades informacionais.

A publicação de um nível torna-o acessível da parte do público, afetando-o em termos de acesso, passando a ter sempre permissão de leitura. A Publicação também pode ser feita nesta área a um grupo de documentos, selecionado os documentos a publicar e de seguida clicando a caixa de verificação Publicar.

Exemplo de avaliação de documentos

No caso de se pretender eliminar alguns documentos que já se encontram fora do prazo de conservação, por consequência da avaliação atribuída à série aos quais eles pertencem, o procedimento poderá ser o apresentado a seguir.

Primeiro, selecionar essa série na área de contexto. A seguir, selecionar os documentos para eliminar, usando os filtros para esse efeito. Neste caso, a lista de documentos pode ser filtrada usando o Destino final com o valor Por avaliar e o Prazo com o valor Fora de prazo. Na lista filtrada, selecionar os documentos que se pretende eliminar:

Depois de atribuir ao Destino final o valor Eliminação, deixam de estar visíveis na lista, por esta estar filtrada com o valor Por avaliar no Destino final.

Mudando o filtro Destino final para Eliminação, mostra os documentos acabados de eliminar:

A seguir pode ser atribuído um auto de eliminação aos documentos selecionados, se for caso disso.

Passo 2: Seleção das unidades físicas

O ideal seria ter todo o conteúdo das séries registado em termos de unidades informacionais, ou seja, ao nível dos documentos e a avaliação ser sobre os documentos, mas a realidade é bem diferente. Este painel existe, porque podem haver séries cujo conteúdo é registado em termos de existências físicas e não em termos de existências informacionais, ou seja, as séries terem associadas unidades físicas em vez de documentos. Neste tipo de caso, a avaliação pode ser feita sobre as unidades físicas. Assim, este painel permite a seleção de unidades físicas, da série em foco, para as incluir num auto de eliminação.

Cada unidade física pode ser incluída em mais que um auto de eliminação, se o seu conteúdo for eliminado em alturas diferentes. É óbvio que isto não aconteceria se a descrição fosse feita ao nível do documento, permitindo assim a sua avaliação.

A: «Anterior - Botão que permite passar do painel Passo 2': Seleção das unidades físicas para o painel Passo 1: Avaliação e seleção dos conteúdos da unidade de descrição.

B: Lista de unidades físicas - Lista contendo todas as unidades físicas diretamente associadas à série ou subsérie de contexto.

C: Adicionar item - Associa um auto de eliminação à unidade física selecionada, adicionando à lista do campo Autos de eliminação restantes.

D: Apagar item - Elimina autos de eliminação, removendo-os da lista do campo Autos de eliminação restantes.

A lista de unidades físicas apresentada tem as seguintes colunas:

• Código parcial, referindo o código parcial de cada unidade física da lista.
• Designação, com a designação de cada unidade física da lista.
• Autos de eliminação dos documentos, em que para cada unidade física, este campo contém todos os autos de eliminação, onde documentos pertencentes a essa unidade física vigoram como eliminados.
• Autos de eliminação restantes, que vai conter todos os autos de eliminação onde a unidade física selecionada deve constar, devido a um ou mais dos seus documentos terem sido eliminados sem terem sido descritos.

Para se adicionar uma unidade física a um auto de eliminação, selecionar a unidade física e clicar no botão Adicionar item:

Selecionar o auto de eliminação e de seguida clicar no botão Ok para adicionar.

Para se remover uma unidade física de um auto de eliminação, selecionar a unidade física e clicar no botão Apagar item:

Colocar visto nos autos de eliminação pretendidos e de seguida clicar no botão Ok para remover.